Вопросы с оформлением декретных выплат возникают часто.

Это связано с постоянным изменением законодательной базы, а также небольшого практического опыта. В первую очередь это относится к кадровым работникам и бухгалтерам. Поэтому для минимизации частых ошибок порядок оформления нужно знать как декретнице, так и ответственным за начисление и выдачу денежных средств.

Что нужно сделать для начисления?

Первое, что следует учитывать работнице при беременности – ее право на получение пособия защищено на законодательном уровне. Основанием для этого является закон №81-Ф3, часть 4, в котором определяется порядок начисления. Факт работы, а точнее – заработная плата, является «мерилом» размера пособия, но не его получения. Т.е. даже неработающая гражданка РФ (или приравненная к ней по статусу) может рассчитывать на это.

Что же касается размера финансовой помощи – порядок ее начисления был изменен в 2019. Порядок начисления и выплат описан в новом законе №216-Ф3.

Главные отличия от предыдущей редакции заключаются в следующем:

1. Возраст ребенка, после которого прекращается выплата пособий – 1,5 года .
2. Если трудовой стаж составляет менее 6 месяцев – объем финансовой помощи будет минимальным. В настоящее время она не должна превышать 5965 руб . (нормы МРОТ, действующие с 2019 г.).
3. При отсутствии заработка за последние два года для расчета берется минимальный размер дневной з/п- 182,6 . При этом общая сумма декретных составит 25256 руб.
4. Во время расчета учитываются последние 2 года стажа. По желанию можно взять больший интервал, если в предыдущий период оклад был выше текущего.

Эти изменения обязательно нужно учесть при начислении фактической суммы декретных. Но сначала нужно правильно оформить весь пакет документов для будущего начисления помощи.

Декретнице

Прежде всего, требуется подтвердить факт беременности. Для этого следует оформить листок нетрудоспособности. Это делается у местного акушера (гинеколога) или доктором общей практики. Важно, чтобы его компетентность (образование и разрешение для медицинской практики соответствующей направленности) можно было подтвердить.

Вторым документом для оформления декретных является заявление от работницы. Оно пишется в произвольной форме на имя непосредственного руководителя. Во избежание недоразумений в тексте следует указать такой же срок, как и в листке по нетрудоспособности.

При этом нужно учитывать такие факторы:

• Работодатель должен своими силами оформить все необходимые документы для ФСС. Какой срок определен для расчета и перечисления денег? Он составляет 10 дней . Выдача средств выполняется вместе с ближайшей заработной платой.
• Во время самостоятельного оформления в ФСС может потребоваться предоставить справку о доходе. Если таковой нет – начисления выполняются из минимального ежедневного размера з/п. Оплата производится ФСС не позднее 26 числа следующего месяца. В последнем случае понадобиться открыть счет для выплат в любом банке России.

Для контроля правильного расчета декретных нужно знать регламентированную продолжительность отпуска, он составляет 140 дней (70 до и 70 после родов). Такой срок устанавливают при 30-ти недельной беременности. Если же она до 28 недель и менее – период отпуска увеличивается до 194 (84 до и 110 после родов).

Можно ли рассчитывать на увеличение пособия при официальном оформлении на нескольких работах? Да, для этого нужно взять справки о доходах и предоставить либо в одну из организации, либо непосредственно в ФСС. Выплату денежной помощи осуществят на одном из предприятий, где числиться работница.

Работодателю

Ответственные лица организации, где выполняет свои трудовые обязанности беременная женщина, должны правильно оформить всю документацию. Основанием для инициации процесса является все та же справка от наблюдающего врача. После подачи заявления служащей необходимо зарегистрировать его, а затем сделать приказ по организации. В нем указывается, что непосредственный руководитель дает указания о предоставлении отпуска с соответствующими выплатами.

Обязательно прилагается перечень оснований для его формирования – установленная форма больничного листа и заявление.

По факту составления приказа бухгалтерия выполняет расчет суммы декретных, при этом учитываются такие моменты:

1. Размер денежных средств определяется исходя из среднего ежедневного заработка — выборка за 2 года.
2. Объем положенной суммы должен составлять 100%. При этом на срок декретного отпуска не влияют выходные и праздничные даты.
3. Заполняется форма 4-ФСС, а в частности строки 3, 5 и 15 с отображением дат отдыха и расчетной суммы выплат.
4. Во время сдачи отчетности нужно помнить, что вычисленная денежная сумма не облагается налогами, в частности – НДФЛ, взносы в ПФР и ФСС.

У страховика, которым является ФСС, могут возникнуть вопросы об актуальности суммы. В соответствии с законом о №165-Ф3 он вправе сделать перерасчет, если часть социальных взносов с з/п работницы была указана некорректно. В особенности это касается так называемых «серых» зарплат. Затруднения могут возникнуть при предоставлении справки о доходах от других работодателей. Фактически проверить отчетность могут только службы ФСС.

Выплаты декретных: срок и порядок

После подачи всех необходимых документов ФСС обязана в десятидневный срок подтвердить их соответствие нормам закона и предыдущей отчетности. Далее она в десятидневный срок делает перечисления средств на расчетный свет, открытый организацией или беременной. Еще до наступления этого этапа бухгалтерия и отчасти работница должны еще раз перепроверить правильность оформления.

Факт предоставления отпуска и начисления полученных выплат должен отображаться в следующих отчетах:

• В ФСС по предоставлению отпуска по ВПТ. Он формируется 1 раз в квартал.
• В Пенсионный фонд, где отображается информация о положенных социальных отчислениях. Там указывается, что работница будет находиться в декретном отдыхе. Сдается 1 раз в месяц.
• В ФНС. В нем прописываются согласованные суммы выплат и даты их фактического получения.

Правильное формирование этой документации позволит избежать возможных проблем и разногласий в дальнейшем. Такое случается, если без ведома работницы был изменен объем денежной помощи. В таком случае при нежелании работодателя выполнить корректный расчет она вправе обратиться в суд.

По закону

Первоочередным документом является больничный лист от врача. Затем согласно его рекомендациям пишется заявление на предоставление положенного отпуска. После его регистрации и получения согласия от руководителя формируется приказ по организации. В дальнейшем бухгалтерия рассчитывает суммы выплат и подает их в ФСС. Она же в течение 10 дней обязана выполнить перечисления на специально открытый счет.

Но это стандартная ситуация, условия для которой могут быть изменены в той или иной степени:

• Если срок фактической отработки составляет менее 2-х лет и нет подтверждающих документов о «белом» заработке за прошлый период – учитывается реальное время работы. Однако на этом этапе нужно брать во внимание изменения в законодательстве, о которых было сказано выше.
• Уход в отпуск во время первого рабочего дня. Такое может случиться при распределении из Центра занятости или по другим обстоятельствам. В этом случае для расчета берется размер текущего оклада согласно штатному расписанию.
• Оформление отпуска во время ухода за ребенком (в течение 1,5 лет после рождения). Тогда при расчете учитываются прошлые данные, которые могут корректироваться в случае изменения законодательства.
• Если будущая мама еще нигде не работает – оформление осуществляется в местном отделении ФСС. Если же она учится, то эту функцию обязана взять на себя бухгалтерия образовательного заведения. Учитываемая ежедневная сумма заработка для расчетов должна составлять 182,6 руб.

Работодатель не вправе задерживать выплату работнице. Он несет административную ответственность за это. Исключения составляют ситуации, когда причина задержки заключается в других, не зависящих от организации факторах.

В реальности

Ответственность за выплату декретных ложится на две организации — работодателя и службу ФСС. Фактически же могут возникнуть проблемы с получением денежных средств. Это может быть связано с желанием работодателя временно воспользоваться полученными деньгами или ошибкой в работе государственной службы.

Работница должна получить положенные выплаты не позднее следующей после оформления документации заработной платы.

При возникновении задержки она вправе обратиться в суд. В этом случае организации и лица, отвечающие за выплату, несут определенную ответственность. Для начала процедуры расследования работнице следует обратиться в прокуратуру, ГИТ (Инспекция по охране труда) или подать иск в суд.

Результатом этого могут быть:

1. Привлечение к административной ответственности согласно статье №5.27 КоАП РФ.
2. Начисление дополнительной денежной компенсации. Ее размер определяется в судебном порядке, но не может превышать 1/300 текущей ставки рефинансирования.

Еще одной проблемой может быть несвоевременная подача документов в ФСС. Т.е. фактически государственная служба не уведомляется должным образом. Тогда задержку выплат можно оспорить либо в ГИТ, либо подав иск в суд. На практике рекомендуется последний метод, так как время рассмотрения заявления в инспекцию может занять до 2-х месяцев.

Могут ли задерживаться декретные выплаты по вине сотрудников ФСС? Такая ситуация может произойти при фиктивном «нулевом» балансе организации. Т.е. фактически она не делала положенные социальные выплаты. Тогда ФСС рассчитывает сумму декретных, исходя из минимальных коэффициентов. Доказать в судебном порядке такое нарушение прав проблематично. К тому же сроки рассмотрения дел затягивается от нескольких месяцев до года.

Посчитать сумму выплат женщина может самостоятельно. Статья поможет выполнить .

Увольнение инвалида 3 группы по инициативе работодателя должно соответствовать требованиям закона. Больше информации .

Для оплаты больничного после увольнения необходимо, чтобы работник подтвердил факт отсутствия трудоустройства. Смотрите, как это .

Нужно ли дожидаться перечисления от ФСС?

Может ли работодатель выплатить декретные, не дождавшись поступления средств от ФСС? Это полностью зависит от решения руководства и зависит от текущего состояния финансовых дел. Но если обратиться к «букве закона», а в частности №255-Ф3, то выяснится, что работодатель обязан выплатить положенную сумму в ближайший день зарплаты.

Фактически это можно осуществить следующими способами:

• В виде аванса за наступивший месяц.
• Согласно графика выдачи з/п, т.е. месяц в месяц.

Нужно помнить, что ФСС компенсирует все расходы организации путем перечисления денежных средств. Но на практике руководство не всегда выплачивает декретные до перечисления от ФСС. Добиться этого можно только путем обращения в судебные инстанции, что не имеет смысла – срок рассмотрения дела может сильно затянуться.

Что еще нужно учитывать при формировании и получении декретных выплат? В случае тяжелых родов их сумма увеличивается, о чем свидетельствует справка из больничного заведения. Также к расчетному отпускному периоду прибавляется 14 дней.