Как обеспечить достоверность показателей консолидированного баланса группы компаний?
Что нужно учитывать при исключении внутригрупповых операций между компаниями группы из показателей консолидированного баланса?
Как проверить корректность элиминации показателей активов и обязательств при формировании управленческого баланса группы компаний?
Деятельность группы компаний планируется и управляется общим бизнес-центром. Он может быть как функциональным — отдельная управляющая компания, так и организационным — учет общих результатов группы поручается одной из ее компаний. При расширении хозяйственной деятельности в группе компаний неизбежно усложняется и управленческий учет, так как предприятия группы компаний ведут хозяйственные операции не только с внешними контрагентами, но и друг с другом.
Предприятия группы взаимодействуют друг с другом по всем видам деятельности:
- операционная — реализация ТМЦ и услуг, аренда имущества, работа по агентским договорам, перевыставление затрат и т. д.
- финансовая — займы между компаниями группы, финансовые вложения в акции или векселя компаний, организация совместной деятельности.
- инвестиционная — участие в уставном капитале, приобретение основных средств, вложения в капитальное строительство и т. п.
С учетом вышеизложенного понятно, что получить корректные общие управленческие данные по группе компаний путем простого суммирования отчетных показателей всех компаний невозможно. В то же время собственникам и топ-менеджерам, принимающим управленческие решения, необходимо видеть имущественное положение и результаты деятельности всех предприятий группы именно как единого целого.
Для решения этой задачи на практике используют методику консолидации управленческой отчетности . С одной стороны, в каждой группе компаний она может разрабатываться с учетом отраслевой или функциональной специфики, с другой — должна строиться на единых принципах определения общих результатов деятельности.
Если в отчетном периоде между компаниями группы осуществлялись какие-либо хозяйственные операции, то при формировании сводного управленческого баланса ГК необходимо исключить их влияние на его показатели. Этот процесс называется элиминацией внутригрупповых оборотов и достаточно четко расписан в международном стандарте МСФО (IFRS) 10 «Консолидированная финансовая отчетность»:
- производится объединение статей активов, обязательств, капитала, доходов, расходов и потоков денежных средств материнского предприятия с аналогичными статьями его дочерних предприятий;
- производится взаимозачет (исключение) балансовой стоимости инвестиций материнского предприятия в каждое из дочерних предприятий и доли материнского предприятия в капитале каждого из дочерних предприятий;
- полностью исключаются внутригрупповые активы и обязательства, капитал, доход, расходы и потоки денежных средств, связанные с операциями между предприятиями группы (прибыль или убытки, возникающие в результате внутригрупповых операций и признанные в составе активов, таких как запасы и основные средства, исключаются полностью).
Поговорим о том, что необходимо предпринять руководителю финансовой службы управляющей компании группы для того, чтобы требования к консолидации отчетности были выполнены.
Методика консолидации управленческой отчетности группы компаний
Обеспечение единой структуры и аналитики показателей управленческих балансов компаний группы напрямую зависит от организации системы управленческого учета:
- если управленческий учет хозяйственных операций всех компаний группы ведется в единой учетной базе, то единство структуры и аналитики показателей сводного управленческого баланса группы достигается автоматически, поскольку все компании группы используют одни и те же счета управленческого учета, справочники данных и отчетные формы, а аналитика данных в разрезе отдельных компаний обеспечивается через структуру справочника «Организации»;
- если управленческий учет хозяйственных операций компаний группы ведется в отдельных, но однотипных учетных базах данных, то единства структуры и аналитики показателей сводного управленческого баланса группы можно достичь путем признания счетов управленческого учета, справочников данных и отчетных форм баланса управляющей компании группы эталонными.
В этом случае есть 2 варианта:
1) либо финансовые службы каждой компании обязаны поддерживать указанные данные в строгом соответствии с данными учетной базы управляющей компании;
2) либо корректировать данные учетной базы разрешено только управляющей компании, а все корректировки затем выгружаются в учетные базы компаний. В учетных базах компаний группы запрещено корректировать счета управленческого учета, добавлять или удалять элементы справочников и изменять отчетные формы;
- если учет хозяйственных операций компаний группы ведется не только в отдельных, но и разнотипных учетных базах, то для того чтобы обеспечить единство структуры и аналитики показателей сводного управленческого баланса группы, регламентируют уровни аналитики данных и структуру справочников учетных баз.
Например, по группе компаний утверждается единая для всех предприятий аналитика первых трех уровней данных и отчетных показателей, а последующие уровни аналитики у каждой из компаний могут содержать различный набор показателей.
В этом случае финансовая служба управляющей компании должна периодически проверять корректность данных учетных баз каждой компании группы.
Единые для всех компаний порядок расчета финансового результата, методика расчета себестоимости утверждаются регламентирующим документом группы компаний.
Для обеспечения достоверности показателей управленческого баланса группы компаний также необходимо регламентировать порядок проверки достоверности отражения в учетных базах компаний внутригрупповых оборотов. Для этого разрабатываются инструкции по встречной проверке учетных данных о хозяйственных операциях между компаниями группы.
Заключительный этап обеспечения максимальной достоверности управленческого баланса группы компаний — закрепление правил элиминации внутригрупповых операций из консолидированной отчетности группы.
Элиминация внутригрупповых операций компаний группы
Рассмотрим особенности элиминации внутригрупповых операций между компаниями.
В соответствии с приведенной в статье классификаций видов деятельности (текущая, финансовая и инвестиционная) расположим и виды внутригрупповых операций.
Так, основными видами внутригрупповых операций являются:
в рамках текущей деятельности:
- реализация сырья или товаров одной из компаний группы другим компаниям;
- реализация услуг одной из компаний группы другим компаниям;
- предоставление имущества компании группы в аренду другим компаниям группы;
- выполнение агентских услуг одними компаниями группы для других компаний;
- выставление штрафов и пеней между компаниями группы за нарушение договорных обязательств;
- перевыставление затрат одними компаниями группы другим компаниям;
- авансы по договорам между компаниями группы;
по финансовой деятельности:
- предоставление займов компанией группы другим компаниям;
- начисление процентов за пользование займами внутри группы компаний;
- финансовые вложения одних компаний группы в акции/векселя других компаний группы;
по инвестиционной деятельности:
- инвестиции одних компаний группы в уставный капитал других компаний этой же группы;
- инвестиции одних компаний группы в приобретение основных средств у других компаний группы;
- инвестиции одних компаний группы в капитальное строительство объектов ОС у других компаний группы.
Влияние этих внутригрупповых операций на показатели управленческого баланса показаны в табл. 1.
Пример построения управленческой отчетности группы компаний (баланса и отчета о прибылях и убытках)
Составим управленческий баланс для группы компаний «Союз», которая включает четыре взаимосвязанные предприятия:
1. Компания «Альфа» — закупает и перепродает ТМЦ, в рамках деятельности ГК выступает поставщиком сырья для компании «Бета» и поставщиком ТМЦ для хозяйственных нужд всех компаний группы.
2. Компания «Бета» — производственное предприятие группы, выпускает хлебобулочные изделия.
3. Компания «Гамма» — сбытовое предприятие группы, реализует как продукцию компании «Бета», так и закупаемые самостоятельно товары.
4. Компания «Дельта» — сервисное предприятие группы, оказывает транспортные услуги и услуги по аренде основных средств как компаниям группы, так и внешним заказчикам. Кроме того, является управляющей компанией группы, поэтому отвечает за формирование консолидированной управленческой отчетности.
Задача руководителя финансовой группы компании «Дельта» — сформировать сводный управленческий баланс группы компаний по итогам работы за шесть месяцев 2018 г. Для этого он должен:
1) консолидировать данные управленческих балансов компаний группы;
2) проверить предоставленные данные и сверить показатели внутригрупповых операций между компаниями;
3) провести элиминацию внутригрупповых оборотов компаний;
4) и только после этого — сформировать сводный баланс группы компаний.
Все компании группы предоставили свою управленческую отчетность. Путем сложения ее показателей были получены консолидированный баланс и консолидированный отчет о прибылях и убытках ГК «Союз» за январь-июнь 2018 г.
Консолидированный баланс ГК по состоянию на 01.07.2108 представлен в табл. 2.
В таблице 3 показаны данные консолидированного отчета о прибылях и убытках (ОПУ; форма 2), расшифровывается показатель балансовой прибыли отчетного периода.
Как видим, итоговый показатель чистой прибыли за первые шесть месяцев 2018 г. из этого отчета соответствуют значению строки «Прибыль текущего периода» из консолидированного баланса как в целом по ГК, так и по каждой из четырех компаний. Это свидетельствует о корректности консолидированной отчетности группы.
Однако, как мы уже выяснили ранее, чтобы управленческий баланс группы компаний был корректным, из консолидированных показателей необходимо исключить:
- во-первых, внутригрупповые обороты, влияющие на финансовый результат;
- во-вторых — взаимные обязательства между компаниями группы.
Чтобы исключить (элиминировать) внутригрупповые обороты, руководитель финансовой службы компании «Дельта» составил реестр хозяйственных операций между компаниями группы за шесть месяцев 2018 г. (табл. 4).
Из реестра следует, что внутригрупповые обороты за отчетный период имеются по всем трем видам деятельности — текущей, финансовой и инвестиционной. Соответственно, по каждой операции реестра необходимо сделать элиминацию оборотов, чтобы определить реальный финансовый результат работы группы компаний. Для этого производим следующие корректировки:
- уменьшаем сумму выручки, себестоимости и валовой прибыли компаний «Альфа» и «Бета» по операциям 1 и 3;
- уменьшаем сумму выручки по услугам, себестоимости и валовой прибыли от услуг компании «Дельта» по операциям 7 и 8;
- уменьшаем сумму выручки от аренды имущества, себестоимости и валовой прибыли аренды компаниям «Бета» и «Дельта» по операциям 4 и 6;
- уменьшаем сумму выручки от реализации ОС, себестоимости и валовой прибыли компании «Дельта» по операции 12;
- уменьшаем сумму агентских доходов компаниям «Альфа» и «Гамма», а также сумму агентских выплат компании «Бета» по операциям 2 и 5;
- уменьшаем сумму доходов по полученному штрафу компании «Гамма» и сумму расходов на уплату штрафа компании «Бета» по операции 9;
- уменьшаем суммы полученных процентов по займам компаниям «Бета» и «Дельта», а также уплаченных процентов компаниям «Альфа» и «Гамма» по операциям 10 и 11.
Результаты элиминации — в табл. 5.
Следующий шаг составления управленческого баланса группы компаний — наложение результатов элиминации внутригрупповых оборотов на консолидированный отчет о прибылях и убытках. В результате мы получим сводный отчет ГК (табл. 6).
Обратите внимание!
По условиям примера вся произведенная компанией «Бета» за отчетный период продукция была реализована как через собственную службу сбыта (на сумму 90 000 тыс. руб.), так и через компанию «Гамма» (на сумму 280 000 тыс. руб.). Поэтому в конечном счете внутригрупповая прибыль компаний «Альфа» и «Бета» не повлияла на значение прибыли от продаж в сводном отчете (снижение при элиминации прибыли по реализации готовой продукции на 27 500 тыс. руб. компенсировалось снижением себестоимости реализации покупных товаров у компании «Гамма» на эту же сумму).
В сводном управленческом финансовом результате работы ГК «Союз» за шесть месяцев 2018 г. показатель балансовой прибыли текущего отчетного периода будет скорректирован — уменьшен на 3650 тыс. руб.
Заключительный этап работы — элиминация из консолидированного баланса ГК показателей взаимных обязательств компании группы, а именно:
- уменьшаем дебиторскую задолженность компании «Бета» по авансовым платежам компании «Альфа» на 2500 тыс. руб.;
- уменьшаем дебиторскую задолженность компании «Бета» за поставку продукции компании «Гамма» на 4600 тыс. руб.;
- уменьшаем задолженность компании «Бета» перед компанией «Гамма» по штрафам за нарушение договорных обязательств на 200 тыс. руб.;
- уменьшаем балансовую сумму финансовых вложений в займы между компаниями группы на 10 000 руб.;
- уменьшаем обязательства по займам между компаниями группы на 10 000 руб.;
- уменьшаем кредиторскую задолженность компании «Альфа» перед компанией «Бета» на сумму авансовых платежей в 2500 тыс. руб.;
- уменьшаем кредиторскую задолженность компании «Гамма» на сумму поставок от компании «Бета» в размере 4600 тыс. руб.;
- уменьшаем обязательства компании «Бета» по уплате штрафа компании «Гамма» на 200 тыс. руб.;
- уменьшаем дебиторскую задолженность компаний «Бета» и «Гамма» перед компанией «Дельта» на сумму оказанных транспортных услуг в размере 13 000 тыс. руб.;
- уменьшить дебиторскую задолженность компаний «Альфа» и «Гамма» пред компаниями «Бета» и «Дельта» по аренде имущества на 5800 тыс. руб.
- уменьшаем кредиторскую задолженность по транспортным услугам и аренде имущества на величину их себестоимости;
- уменьшить дебиторскую задолженность компании «Альфа» по приобретенному у компании «Дельта» автотранспорту на 550 тыс. руб.;
- уменьшаем кредиторскую задолженность по реализации транспортного средства на его себестоимость — 500 тыс. руб.
В итоге всех работ получаем сводный баланс ГК «Союз» (табл. 7).
В управленческой отчетности баланс играет важную роль. Управленческий баланс формируется с целью оценки собственного капитала компании и других показателей в заданный момент времени, например, в конце года. Он отражает активы, обязательства и собственный капитал компании. Для руководства важно, чтобы составление управленческого баланса осуществлялось на основе управленческих данных (в отличие от бухгалтерского баланса).
Форма любого балансового отчета, в том числе форма управленческого баланса, представляет собой таблицу со списком статей, состоящую из двух разделов, суммы которых являются равными друг другу, т.е. оба раздела должны балансировать друг друга. Первый раздел - это список активов. Второй раздел - это сумма обязательств и собственного капитала в бизнесе (список пассивов). Выраженный в виде уравнения, баланс показывает:
Активы = Обязательства + Собственный капитал
Чтобы оценить собственный капитал, нужно просто выразить уравнение как:
Собственный капитал = Активы – Обязательства
Ниже приведен пример управленческого баланса (1С управленческий баланс в программном продукте «WA: Финансист»):
| Управленческй баланс | На 31.12.2016 | На 31.12.2015 |
|---|---|---|
| АКТИВЫ | ||
| Внеоборотные активы | ||
| Основные средства | 2 493 288 | 2 500 000 |
| Нематериальные активы | - | 2 011 154 |
| Инвестиции в зависимые компании | - | - |
| Отложенные налоговые активы | 19 651 140 | 19 651 140 |
| 15 026 296 | - | |
| Финансовые активы, удерживаемые до погашения | - | - |
| Прочие внеоборотные активы | - | - |
| Дебиторская задолженность | - | - |
| Итого внеоборотные активы | 37 170 724 | 24 162 294 |
| Оборотные активы | ||
| Запасы | 2 246 034 202 | 2 250 008 991 |
| Дебиторская задолженность | 1 184 037 564 | 133 998 380 |
| Займы выданные и проценты к получению | - | - |
| Финансовые активы, удерживаемые для продажи | - | - |
| Прочие финансовые вложения | - | - |
| Налог на прибыль к получению | - | 261 196 |
| Денежные средства и их эквиваленты | 3 379 720 | - |
| 3 433 451 486 | 2 384 268 567 | |
| Активы, предназначенные для продажи | - | - |
| Итого оборотные активы | 3 433 451 486 | 2 384 268 567 |
| Итого активы | 3 470 622 210 | 2 408 430 861 |
| СОБСТВЕННЫЙ КАПИТАЛ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВА | ||
| Капитал | ||
| Уставный капитал | - | - |
| Добавочный капитал | - | - |
| Резервы | 1 | - |
| Нераспределенная прибыль | 218 382 382 | 215 139 464 |
| Собственный капитал акционеров компании | 218 382 383 | 215 139 464 |
| Неконтрольные доли владения | - | - |
| Итого собственный капитал | 218 382 383 | 215 139 464 |
| Долгосрочные обязательства | ||
| Кредиты и займы | 29 058 000 | 29 058 000 |
| Кредиторская задолженность | 2 478 104 076 | 1 870 805 586 |
| Целевое финансирование | - | - |
| Отложенные налоговые обязательства | - | - |
| Прочие долгосрочные обязательства | - | - |
| Итого долгосрочные обязательства | 2 507 162 076 | 1 899 863 586 |
| Краткосрочные обязательства | ||
| Банковский овердрафт | - | - |
| Кредиты и займы | - | - |
| Кредиторская задолженность | 744 968 387 | 293 427 811 |
| Налог на прибыль к уплате | 109 364 | - |
| Итого краткосрочные обязательства | 745 077 751 | 293 427 811 |
| Обязательства, относящиеся к активам, предназначенным для продажи | - | - |
| Итого обязательства | 3 252 239 827 | 2 193 291 397 |
| Итого собственный капитал и обязательства | 3 470 622 210 | 2 408 430 861 |
Табл. 1. Управленческий баланс пример составления.
Активы, обязательства и капитал в балансе
Активы включают все денежные средства и имущество, принадлежащие компании. Обычно активы в балансе делятся на две категории: оборотные (текущие) активы и внеоборотные активы.
Оборотные активы включают:
- Наличные деньги: денежные средства на счетах, наличные деньги, депозиты на сберегательных счетах и любые краткосрочные инвестиции, которые могут быть легко конвертированы в наличные деньги.
- Рыночные ценные бумаги: акции, облигации и другие ценные бумаги, предназначенные для инвестиций, которые легко продаются.
- Дебиторская задолженность: деньги, причитающиеся компании от клиентов, которые, как ожидается, будут выплачены в течение года.
- Запасы: сырье, незавершенное производство и готовая продукция, произведенная или приобретенные товары для продажи клиентам в ходе обычной деятельности. Предприятия могут иметь резерв, который уменьшает запасы в балансе.
- Предоплаченные расходы: суммы страхового покрытия или другие расходы, которые предполагается использовать или применять в течение одного года.
Внеоборотные активы включают:
- Основные средства: недвижимость, оборудование и техника, земля, мебель и офисное оборудование.
- Нематериальное имущество: авторские права, патенты и товарные знаки, а также гудвилл (деловая репутация).
Обязательства в управленческом балансе - это долги или другие обязательства компании, которые отрицательно сказываются на чистой стоимости. Существуют две основные категории обязательств: текущие обязательства и долгосрочные обязательства.
Текущие обязательства, которые являются обязательствами, которые, как ожидается, будут погашены в течение года, включают:
- Кредиторская задолженность: долги перед поставщиками и подрядчиками за товары или услуги, приобретенные компанией.
- Начисленные расходы: расходы, понесенные бизнесом, такие как заработная плата, вознаграждения работникам (например, медицинское страхование, взносы в пенсионный фонд), федеральные и региональные налоги.
- Краткосрочные заимствования: овердрафты, кредитные линии, займы и т. д.
Долгосрочные обязательства включают:
- Долгосрочные кредиты и займы: например, заимствования для покупки или строительства объектов недвижимости (например, зданий, заводов и т. д.).
- Прочие займы: например, кредиты для покупки транспорта, покупки оборудования и займы у акционеров.
- Облигации: долговые инструменты, выпущенные компанией для привлечения капитала (этот тип обязательств не характерен для малого бизнеса).
Собственный капитал в управленческом балансе:
Эта часть управленческого баланса представляет собой стоимость собственности владельцев в компании. Значение представляет собой сумму, на которую активы превышают обязательства. Положительный капитал означает, что активы превышают обязательства. Если сумма является отрицательной, то есть обязательств больше, чем активов, то компания находится в критическом положении.
Собственный капитал может состоять из трех основных категорий:
- Капитал, который владельцы вложили в бизнес первоначально.
- Дополнительный оплаченный капитал, который владельцы добавили в бизнес после первоначального финансирования.
- Нераспределенная прибыль, которая является доходом бизнеса, который не был распределен среди владельцев, но остается в компании.
Показатель EBITDA
Показатель EBITDA является одним из финансовых показателей компании и используется для определения прибыли бизнеса. Финансовый показатель EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) - это прибыль до вычета процентов, налогов, обесценения и амортизации. EBITDA компании выделяет стоимость заемного капитала и эффект от налогообложения, добавляя проценты и налоги к доходам. Наконец, значение EBITDA устраняет произвольные и субъективные суждения, которые могут входить в расчет амортизации, такие как срок полезного использования, оценка остаточной стоимости и различные методы амортизации.
Показатель EBITDA впервые стал известен в середине 1980-х годов, поскольку инвесторы оценивали проблемные компании, которые использовали заемные средства и которые нуждались в финансовой реструктуризации. Инвесторы использовали EBITDA для быстрого расчета того, смогут ли эти компании выплатить проценты по финансируемым сделкам. Использование EBITDA с тех пор распространилось на широкий круг предприятий. Его сторонники утверждают, что EBITDA предлагает более четкое отражение операционной деятельности путем исключения расходов, которые могут скрыть то, как действительно работает компания.
Взаимосвязь данного показателя и управленческого баланса предприятия – в значении суммы амортизации, которую можно получить из балансового отчета. Остальные значения можно получить из отчета о прибылях и убытках, либо из отчета о движении денежных средств.
Таким образом, в управленческом учете баланс является одним из главных инструментом для оценки финансового положения компании и базой для расчета различных показателей, в том числе показателя EBITDA.
Руководство компаний, которое приняло решение о начале внедрения системы управленческого учета и непосредственно самого бюджетирования, на первых шагах вынуждено столкнуться с несколькими проблемами , а именно:
- нехватка финансового капитала на внедрение специально разработанной платформы;
- отсутствие четкого понимание того, что необходимо делать.
В таких ситуациях на помощь приходит MS Excel , которая кроме того, что является бесплатной, еще и представляет собой универсальный вариант программного обеспечения для полноценного ведения управленческого учета.
Бухгалтерский учет в обязательном порядке должна вести любая организация, вне зависимости от того, в какой сфере она работает, каковы масштабы и так далее. Во многом это связано с тем, что бухучет должен устанавливать все факты жизнедеятельности компании и отображать их на соответствующих счетах для достижения максимальной картинки финансового положения в целом.
Сведения бухгалтерского учета нередко являются базой для определения налоговых обязательств организации. К примеру, налоговая база на имущество определяется по сведениям бухучета.
Главным предназначением бухучета и параллельно конечной бухгалтерской отчетности является предоставление интересующимся пользователям (внешним) обобщенной информации относительно итогов трудовой деятельности за определенный отчетный период.
В качестве заинтересованных пользователей могут выступать:
- банковские учреждения;
- прочие кредиторы;
- инвесторы и так далее.
Иными словами, в учет берутся все без исключения лица, перед которыми у компании есть долговые обязательства.
В свою очередь, управленческий учет используется исключительно руководством предприятий, а не внешними пользователями. Часто он применяется не только менеджерами компании для оценки текущего положения, но и позволяет предоставлять достоверные сведения для принятия верных управленческих решений, включая возможность мгновенно реагировать на различные факторы.
Важно обращать внимание на то, что пользователи, на которых в первую очередь ориентирована управленческая отчетность, могут быть самыми разными: начиная от непосредственно самих структурных подразделений и заканчивая президентами организаций либо управляющими партнерами.
В свою очередь, направленность управленческого учета на качественные и мгновенные принятия каких-либо решений руководством объясняется разницей в форматах непосредственного представления значений рассматриваемого учета по сравнению с бухгалтерским.
Помимо этого, управленческие отчеты могут различаться высокой степенью детализации или, проще говоря, используемыми способами учета (к примеру, действующим НК РФ, а не РСБУ либо же МСФО), применяемыми специальными счетами/субсчетами, которые не могут быть задействованы в бухучете, а также высокой регулярностью формирования и так далее.
Как составить
Многие отечественные компании сегодня практикуют использование управленческого учета в таблицах, сформированных в MS Excel.
Во многом это связано с тем фактом, что Excel, по сути, относится к универсальному инструменту , который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как это требует иное программное обеспечение учета).
Исходя из этого, благодаря использованию MS Excel, квалифицированный персонал имеет право сформировать все необходимые для принятия каких-либо решений отчеты .
Стандартный управленческий учет в обязательном порядке должен включать в себя несколько базовых компонентов :
- отчет относительно прибыли и финансовых затрат;
- отчет относительно движения финансового капитала;
- баланс организации.
В процессе формирования необходимых таблиц, изначально необходимо обращать внимание на обособленность таблиц.
Каждая отдельно взятая таблица (включающая сведения относительно той или иной стороны трудовой деятельность организации) в обязательном порядке предоставляется отдельный лист. Нет необходимости стараться вместить все на одном листке (имеется в виду все числовые показатели). Более того, объем книги может существенно различаться в зависимости от того, какой уровень детализации затребован руководством.
Для решения данной задачи на практике нередко используются встроенные функции Excel, среди которых выпадающие списки, группировки и так далее.
Все сформированные таблицы с исходными сведениями в обязательном порядке следует размещать на отдельных листах
Excel
(допустим, лист учета прибыли от реализации строительных материалов и так далее), а в самом начале данной книги следует создать сводную таблицу, в которой с помощью выпадающих списков отображаются конечные показатели относительно иных листов книги.
По причине того, что группировка «Предметов бизнеса» остается одинаковой (к примеру, крупы-напитки и так далее), а непосредственно сами таблицы учета в Excel требуют к себе формирования огромного числа таблиц (учета прибыли, прямых финансовых затрат, косвенных денежных потерь, сопровождающих денежные затраты и так далее), компаниям необходимо помнить об одном нюансе.
Он заключается в том, что наиболее оптимальным инструментом в Excel по праву считаются справочники . В процессе их формирования организации смогут в полной мере по завершению таблиц применять их в качестве автозаполнения всех имеющихся полей.
Помимо всех имеющихся преимуществ наибольшее значение имеет наличие огромного числа всех необходимых формул и различных иных математических механизмов (к примеру, возможность автокорреляции, дисперсия, математическое ожидание и так далее), что оказывает существенную помощь в процессе проведения анализа конечных значений, а также планирования будущего развития.
Это дает полное право в конечном итоге принимать эффективные управленческие решения .
Алгоритм формирования
Алгоритм составления заключается в следующем :
- Проведение анализа денежной структуры организации.
- Обязательное формирование классификаторов управленческого учета.
- Создание плана счетов.
- Формирование концепции управленческого учета.
- Создание соответствующего перечня форматов управленческого учета.
- Внедрение системы и ее автоматизация.
На самом деле на практике многие отечественные организации уже показали, что разработка учета в Excel не составит большого труда. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений и четко придерживаться имеющегося алгоритма.
Для лучшего понимания стоит обратиться к картинке-инструкции :
Исходя из данного изображения, можно видеть, как предположительно должна выглядеть будущая модель.
Внедрение системы в организацию
В процессе внедрения управленческого учета в MS Excel изначально следует уделить внимание автоматизации учета финансовых потоков . Это своего рода информационная база управленческого учета в целом.
Финансовое движение, по сути, является своего рода отображением всех иных операций организации.
На следующем этапе идет внедрение учета прибыли и финансовых затрат. И только в последнюю очередь следует автоматизация активов и пассивов исключительно той части, которая не связана с финансовыми потоками и прибылью.
Существующие правила
На сегодня есть несколько ключевых правил , которые в обязательном порядке следует придерживаться в процессе внедрения автоматизированного управленческого учета в MS Excel.
- Разделение функций относительно указания сведений и тех, которые припадают на формирование различной отчетности. На первый взгляд это может казаться очевидным, поскольку нередко учреждения рисуют, к примеру, формулу отчета ДДС и в дальнейшем все имеющиеся операции по ДДС заносит в данную формулу.
- Указание сведений относительно различных хозяйственных операций в форме реестра однотипных записей.
- Указание сведений по всем имеющимся юридическим лицам и счетам, которые напрямую относятся к организации, в единый реестр.
Допускается возможность различными способами указывать сведения в Excel, поскольку ограничения отсутствуют.
Главное, чтобы это являлся единственный реестр по хозяйственным операциям, где в дальнейшем будет отображаться вся без исключения информация относительно организации, вне зависимости от того, к какому юридическому лицу она относится и какой есть расчетный счет.
Примеры
Пример финансовой структуры организации в управленческом учете на основании разработанных таблиц в Excel будет иметь примерно такой вид:
Что касается классификатора, то он имеет такой вид:
Хотелось бы уточнить тот факт, что классификаторы рассматриваемого учета могут описывать разнообразные объекты с целью их достоверной трактовки всеми без исключения участниками данной системы.
На сегодня существуют следующие наиболее популярные классификаторы :
- разновидность прибыли;
- разновидность изготавливаемой продукции либо предоставление каких-либо услуг (к примеру, строительных);
- различные типы клиентов;
- места формирования прибыли и финансовых затрат;
- разновидности финансовых потерь;
- разновидности обязательств;
- разновидность собственного финансового капитала;
- категория наемного штата сотрудников и так далее.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что, по сути, в таком варианте учета, который был рассмотрен, нет ничего сложного.
Как вести управленческий учет в 1С — на видео.
Собственники большинства компаний просят не так уж много: получить в конце месяца отчёт о прибылях и убытках и увидеть, что доход вырос в несколько раз. А прочие отчёты и тем более балансы – епархия финансового директора и бухгалтера. Ему (собственнику) некогда – 38 совещаний и 5 командировок ждать не будут.
Что в итоге? Перспектива шестизначных цифр в прибыли всё больше отдаляется, а вместо этого у директора возникает диссонанс: вроде заработали много, а денег нет.
Почему так происходит? Всё дело в том, что отчёт о прибылях и убытках показывает лишь частичную картину. Например, если в компанию стали приходить штрафы ГИБДД, а до этого отчёт собирался без них, то новой статьи расходов там может не оказаться. К тому же, возможны ошибки ручного сбора данных и/или методологии, которые сложно и трудоемко проверять.
Здесь на сцену выходит управленческий баланс – важнейший инструмент в работе руководителя, который часто не используют. Почему этот отчёт нужен каждому собственнику? Об этом и пойдёт речь в статье.
Для чего нужен управленческий баланс
Управленческий баланс – это МРТ компании и её стратегическая карта одновременно. Состояние бизнеса здесь видно как на ладони.
Завести такой отчёт и разобраться в нём, прежде всего, в интересах собственника. Потому что это позволяет:
- Проверить цифры в других отчётах, и, если что-то не сходится, найти и устранить нестыковку;
- Оценить эффективность управления, узнав, что творится в дебеторке, кредиторке, на складе и т.д.;
- Управлять активами и перераспределять денежные потоки;
- Делать прогнозы финансового состояния;
- Получить определённую независимость от финансового директора.
Из чего состоит управленческий баланс
Первый отчёт в каждой компании – это отчёт о движении денежных средств (ОДДС). Второй по значимости – отчёт о прибылях и убытках (ОПУ), который особенно любят собственники.
Чтобы получить управленческий баланс, нужно объединить воедино эти два отчёта. Причем это обязательно следует делать методом двойной записи, иначе точность цифр снова будет под сомнением.
Двойная запись – это гениальное изобретение итальянского монаха и математика Луки Пачоли. Это метод, при котором каждая хозяйственная операция одновременно отражается по дебету одного счёта и кредиту другого. Таким образом, сохраняется баланс и минимизируются ошибки в подсчётах.
Полученный отчёт нужно проанализировать вместе с финансовым директором и проверить, о каких статьях забыли и что нужно откорректировать. Так, часто оказывается, что ОПУ на 10% больше, чем прибыль в ОДДС.
Пример: в компании по продаже строительных материалов после того, как был собран управленческий баланс, обнаружилось, что один из клиентов вот уже полгода не платит полмиллиона рублей. Почему это не выяснилось сразу? Всё просто: товар отгрузили нестандартным способом, и ни в один отчёт эта статья не попала.
На какие показатели обращать внимание
Здесь многое зависит от отрасли и специфики работы компании. Традиционно, собственнику будет интересно взглянуть на рентабельность, чтобы оценить, насколько эффективно используется его собственный капитал, или какую прибыль приносят активы. Часто смотрят разные рентабельности. Например, рентабельность Собственного капитала или Активов.
Как выглядит управленческий баланс
Вот наглядный пример того, как может выглядеть управленческий баланс. Здесь стоит отметить, что строго регламентированной формы для этого отчёта нет. Количество и название элементов зависит от того, в каком виде собственнику удобно получать информацию.
Какие выводы можно сделать, глядя на образец этого баланса?
Безусловно, это неполная картина, но если вкратце:
1) Очевидно, что в компании много наличных денег. Можно перевести их на расчётный счёт и положить на депозит под проценты.
2) Большая сумма числится на подотчетниках – 2,3 млн. Возникает вопрос: почему на руках у сотрудников столько денег?
3) Вызывает опасения большая дебиторка. В связи с этим, нужно выяснить:
- почему компания столько платит поставщикам (лучше, чтобы по этому показателю преобладала кредиторка),
- почему большая дебиторка числится в расчётах с покупателями.
Дополнительно к этому пункту стоит узнать должников и сроки просрочки по оплатам.
Как часто просматривать управленческий баланс
Финансовому директору и управляющему стоит анализировать показатели УБ раз в месяц. Собственник может делать это реже.
Зачем собственнику дополнительно запрашивать отчёт ДДС косвенным методом
Баланс – это большая «портянка». Как минимум в первый раз нужно сесть и тщательно проанализировать каждую цифру, не жалея времени. Затем, если бизнес находится в устойчивом состоянии, можно, например, полгода запрашивать лишь отчёт о движении денежных средств косвенным методом. Его главное назначение – показать, что изменилось в балансовых статьях за период.
Например, если ОДДС косвенным методом обнаружит, что деньги и начисления за период совпали, то баланс останется прежним. Если же задолженность выросла, то следует разобраться, в чём дело. Допустим, это могло произойти, потому что вырос бизнес – тогда всё в порядке. Если же прибыль осталась на том же уровне, то это может свидетельствовать о неправильном распределении средств.
Таким образом, если компания определила, какие показатели являются для неё нормой, некоторое время можно не составлять заново управленческий баланс, а лишь смотреть на изменения в ОДДС косвенным методом.
Какие выгоды даёт ведение управленческого баланса для развития компании
Выше мы рассказали о необходимости управленческого баланса для внутренних задач компании. Что касается отношений с внешними стейкхолдерами, то наличие полноценного управленческого баланса помогает привлечь потенциальных инвесторов. Для них это показатель того, что в компании всё прозрачно, есть понимание всех процессов и движения денежных потоков.
Для некоторых банков этот отчёт является важным условием для снижения процентной ставки по кредиту.
Не обойтись без УБ и в случае продажи компании. Проанализировав статьи баланса, новые владельцы смогут оценить два важнейших параметра для сделки – стоимость предприятия и его финансовую устойчивость: денежных средств достаточно для покрытия срочной задолженности, а оборотные и внеоборотные активы обеспечены собственным капиталом, частично с привлечением заемных средств.
Как добиться точных показателей
95% российских компаний собирают итоговую отчётность в файле Excel. До какого-то момента этого достаточно, хотя человеческий фактор всегда повышает риск допустить ошибку.
В последнее время всё больше крупных и средних компаний ищут способы автоматизировать управленческий учёт. Такой программный продукт позволяет собственнику в любое время получать максимально точные данные из «кухни» предприятия. А финансовому директору – представлять всё отчёты прозрачно и быстро и, тем самым, повысить свой вес в компании.
Однако здесь важно понимать, что автоматизация – не панацея. Нельзя автоматизировать хаос. В этом случае получается «автоматизированный хаос». Поэтому перед тем, как приступить к реализации этой идеи, нужно чётко понимать желаемый результат.
Разобраться с управленческим балансом нам удалось благодаря давним партнерам Клуба директоров – компании ФинГрад , которая с 2002 года помогает предпринимателям увеличить прибыль и осуществить контроль над финансами.
СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ЧИТАТЕЛЕЙ КЛУБА ДИРЕКТОРОВ
