Инструкция

Начните подготовку повестки дня сразу же после принятия руководством решения о дате и теме совещания. По «горячим следам» вам будет легче сформулировать ее пункты. Кроме того, у вас будет достаточно времени на исправление первого варианта, если руководитель захочет внести поправки.

Выделите в теме собрания основные и второстепенные аспекты. Не перегружайте повестку дня мелкими вопросами, которые можно решить в рабочем порядке. Оптимальный вариант – включить 1-2 существенных пункта, в обсуждении которых заинтересована большая часть коллектива, и оставить время для оперативного решения менее важных вопросов, в том числе возникших в ходе собрания.

Сформулируйте пункты повестки дня. Избегайте многозначных или неясных предложений. Вопросы в повестке дня делайте максимально конкретными. Прочитав их, участник совещания должен легко понять суть проблемы и цель ее обсуждения. Если у вас возникли трудности, обратитесь за помощью к специалисту, который будет выступать с основным докладом по данной теме.

Каждый пункт должен начинаться с предлога «о» или «об»: «Об инициативе отдела продаж по проведению субботника» или «О перераспределении функций между отделом маркетинга и пресс-службой» и т.д. Если на обсуждение выносится какой-либо регламентирующий документ, пункт может звучать следующим образом: «Об утверждении Устава предприятия» или «О внесении изменений в должностные инструкции сотрудников секретариата» и т.д. Вопросы информационного характера, не требующие обсуждения, снабдите соответствующим пояснением в скобках или через двоеточие. Например, «О перспективных направлениях книгоиздательской деятельности: Отчет заместителя генерального директора о командировке на семинар».

Структурируйте повестку дня. На практике применяются два способа расположения вопросов: от наиболее важных к менее важным и от незначительных . Каждый вариант имеет свои положительные стороны. В первом случае в начале совещания рассматриваются главные вопросы. Сотрудники проявляют больше активности, усталость еще не влияет на них. Но обсуждение первого вопроса может затянуться, времени на решение мелких, но важных проблем не останется. Если же собрание начинается с менее важных пунктов, сотрудники постепенно включаются в ритм и к моменту объявления главного вопроса вполне настроены на конструктивный диалог.

Напечатайте повестку дня в соответствии с требованиями делопроизводства, принятыми в вашей организации. Кроме собственно вопросов для обсуждения укажите дату, время, место , основных докладчиков, участников и приглашенных специалистов. Утвердите документ у руководителя организации. Оригинал повестки дня вы позже приложите к протоколу заседания. На основании утвержденной повестки подготовьте информационное письмо или объявления для сотрудников.

Вопросы в повестку дня годового общего собрания акционеров и выдвинуть кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет) общества, коллегиальный исполнительный орган, ревизионную комиссию, если в соответствии с уставом общества наличие ревизионной комиссии является обязательным, и счетную комиссию общества, число которых не может превышать количественный состав соответствующего органа, а также кандидата на должность единоличного исполнительного органа. Такие предложения должны поступить в общество не позднее чем через 30 дней после окончания отчетного года, если уставом общества не установлен более поздний срок.

2. В случае, если предлагаемая повестка дня внеочередного общего собрания акционеров содержит вопрос об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) общества, акционеры или акционер, являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 процентов голосующих акций общества, вправе предложить кандидатов для избрания в совет директоров (наблюдательный совет) общества, число которых не может превышать количественный состав совета директоров (наблюдательного совета) общества.

В случае, если предлагаемая повестка дня внеочередного общего собрания акционеров содержит вопрос об образовании единоличного исполнительного органа общества и (или) о досрочном прекращении полномочий этого органа в соответствии с пунктами 6 и 7 статьи 69 настоящего Федерального закона, акционеры или акционер, являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 процентов голосующих акций общества, вправе предложить кандидата на должность единоличного исполнительного органа общества.

Предложения, указанные в настоящем пункте, должны поступить в общество не менее чем за 30 дней до даты проведения внеочередного общего собрания акционеров, если уставом общества не установлен более поздний срок.

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Предложение о внесении вопросов в повестку дня общего собрания акционеров и предложение о выдвижении кандидатов вносятся с указанием имени (наименования) представивших их акционеров (акционера), количества и категории (типа) принадлежащих им акций и должны быть подписаны акционерами (акционером) или их представителями . Акционеры (акционер) общества, не зарегистрированные в реестре акционеров общества, вправе вносить предложения в повестку дня общего собрания акционеров и предложения о выдвижении кандидатов также путем дачи соответствующих указаний (инструкций) лицу, которое учитывает их права на акции. Такие указания (инструкции) даются в соответствии с правилами законодательства Российской Федерации о ценных бумагах.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Предложение о внесении вопросов в повестку дня общего собрания акционеров должно содержать формулировку каждого предлагаемого вопроса, а предложение о выдвижении кандидатов - имя и данные документа, удостоверяющего личность (серия и (или) номер документа, дата и место его выдачи, орган, выдавший документ), каждого предлагаемого кандидата, наименование органа, для избрания в который он предлагается, а также иные сведения о нем, предусмотренные уставом или внутренними документами общества. Предложение о внесении вопросов в повестку дня общего собрания акционеров может содержать формулировку решения по каждому предлагаемому вопросу.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Совет директоров (наблюдательный совет) общества обязан рассмотреть поступившие предложения и принять решение о включении их в повестку дня общего собрания акционеров или об отказе во включении в указанную повестку дня не позднее пяти дней после окончания сроков, установленных пунктами 1 и настоящей статьи. Вопрос, предложенный акционерами (акционером), подлежит включению в повестку дня общего собрания акционеров, равно как выдвинутые кандидаты подлежат включению в список кандидатур для голосования по выборам в соответствующий орган общества, за исключением случаев, если:

вопрос, предложенный для внесения в повестку дня общего собрания акционеров общества, не отнесен к его компетенции и (или) не соответствует требованиям настоящего Федерального закона и иных правовых актов Российской Федерации.

6. Мотивированное решение совета директоров (наблюдательного совета) общества об отказе во включении предложенного вопроса в повестку дня общего собрания акционеров или кандидата в список кандидатур для голосования по выборам в соответствующий орган общества направляется акционерам (акционеру), внесшим вопрос или выдвинувшим кандидата, не позднее трех дней с даты его принятия. Если данные предложения поступили в общество от лиц, которые не зарегистрированы в реестре акционеров общества и дали указание (инструкцию) лицу, осуществляющему учет их прав на акции, указанное решение совета директоров (наблюдательного совета) общества направляется таким лицам не позднее трех дней с даты его принятия в соответствии с правилами законодательства Российской Федерации о ценных бумагах для предоставления информации и материалов лицам, осуществляющим права по ценным бумагам.

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае принятия советом директоров (наблюдательным советом) общества решения об отказе во включении предложенного вопроса в повестку дня общего собрания акционеров или кандидата в список кандидатур для голосования по выборам в соответствующий орган общества либо в случае уклонения совета директоров (наблюдательного совета) общества от принятия такого решения акционер вправе обратиться в суд с требованием о понуждении общества включить предложенный вопрос в повестку дня общего собрания акционеров или кандидата в список кандидатур для голосования по выборам в соответствующий орган общества.

(см. текст в предыдущей редакции)

7. Совет директоров (наблюдательный совет) общества не вправе вносить изменения в формулировки вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания акционеров, и формулировки решений по таким вопросам.

Наряду с вопросами, предложенными акционерами для включения в повестку дня общего собрания акционеров, а также кандидатами, предложенными акционерами для образования соответствующего органа, совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе включать в повестку дня общего собрания акционеров вопросы и (или) кандидатов в список кандидатур для голосования по выборам в соответствующий орган общества по своему усмотрению. Число кандидатов, предлагаемых советом директоров (наблюдательным советом) общества, не может превышать количественный состав соответствующего органа.

(см. текст в предыдущей редакции)

8. В случае, если предлагаемая повестка дня общего собрания акционеров содержит вопрос о реорганизации общества в форме слияния, выделения или разделения и вопрос об избрании совета директоров (наблюдательного совета) общества, создаваемого путем реорганизации в форме слияния, выделения или разделения, акционер или акционеры, являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 процентов голосующих акций реорганизуемого общества, вправе выдвинуть кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет) создаваемого общества, его коллегиальный исполнительный орган и, если в соответствии с уставом создаваемого общества наличие ревизионной комиссии является обязательным, кандидатов в ревизионную комиссию, число которых не может превышать количественный состав соответствующего органа, указываемый в сообщении о проведении общего собрания акционеров общества в соответствии с проектом устава создаваемого общества, а также выдвинуть кандидата на должность единоличного исполнительного органа создаваемого общества.

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае, если предлагаемая повестка дня общего собрания акционеров содержит вопрос о реорганизации общества в форме слияния, акционер или акционеры, являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 процентов голосующих акций реорганизуемого общества, вправе выдвинуть кандидатов для избрания в совет директоров (наблюдательный совет) создаваемого путем реорганизации в форме слияния общества, число которых не может превышать число избираемых соответствующим обществом членов совета директоров (наблюдательного совета) создаваемого общества, указываемое в сообщении о проведении общего собрания акционеров общества в соответствии с договором о слиянии.

Предложения о выдвижении кандидатов должны поступить в реорганизуемое общество не позднее чем за 45 дней до дня проведения общего собрания акционеров реорганизуемого общества.

Решение о включении лиц, выдвинутых акционерами или советом директоров (наблюдательным советом) реорганизуемого общества кандидатами, в список членов коллегиального исполнительного органа, ревизионной комиссии и решение об утверждении лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа каждого общества, создаваемого путем реорганизации в форме слияния, разделения или выделения, принимаются большинством в три четверти голосов членов совета директоров (наблюдательного совета) реорганизуемого общества. При этом не учитываются голоса выбывших членов совета директоров (наблюдательного совета) этого общества.

(см. текст в предыдущей редакции)

Можно ли изменить повестку дня общего собрания собственников, а точнее, конкретизировать ее? Например, в сообщении о проведении общего собрания и в листах голосования (бюллетенях для голосования) при заочной форме проведения собрания, присутствует вопрос о необходимости установки системы видеонаблюдения во дворе МКД. Однако на повестке дня собрания отсутствовали вопросы как о размере взносов собственников, так и о сроках их внесения, а также о лице, уполномоченном на сбор средств.

Вместе с тем, в итоговом протоколе общего собрания, инициаторы собрания указали конкретную сумму денежных средств, подлежащую уплате каждым собственником жилого помещения в доме. Правомерно ли это? Может ли суд признать такое решение общего собрания собственников недействительным?

Ответ: Как указано в ч. 2 статьи 46 ЖК РФ

Другими словами, даже общее собрание собственников не вправе изменять повестку дня собрания. Из вопроса же следует, что решение о размере платы собственниками вообще не принималось. Такое решение было принято самовольно инициаторами собрания, что является самостоятельным и достаточным основанием для признания судом данного решения недействительным.

Приведем пример из конкретного дела

Истцы обратились с исковым заявлением об обжаловании решения общего собрания собственников помещений МКД, оформленного протоколом внеочередного общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, расположенном по адресу: …, проведенного в форме заочного голосования от … 2012 года.

Истцами в доводах указывалось следующее (с чем впоследствии согласился и суд):

Повестка дня общего собрания . Вопросы, поставленные на голосование в "решениях собственников" за исключением организационного вопроса о счетной комиссии, тождественны вопросам, указанным в обжалуемом итоговом протоколе общего собрания.

Так, согласно обжалуемому решению, оформленному протоколом от.2012г., повестка собрания звучит следующим образом:

1. Организационные вопросы, выборы членов счетной комиссии;

В "решении собственников " от … 2012 года, указана следующая повестка:

1. Об организации ограждения придомовой территории;
2. Об участии всех собственников в организации ограждения придомовой территории;
3. Об участии членов гаражного кооператива, эксплуатирующего придомовую территорию, в организации ограждения придомовой территории.

Однако по третьему вопросу "Об участии всех собственников в организации ограждения придомовой территории " в протоколе общего собрания от...2012г. указано: "утвердить размер взносов на ограждение придомовой территории согласно плана земельного участка в размере 2000 рублей, для собственников, не имеющих автомобиль, и 3000 рублей для собственников имеющих автомобиль. Размер взносов определен исходя из стоимости ограждения".

За принятие решения о взносах, за утверждение размера таких взносов никто из собственников не голосовал, потому как такой вопрос отсутствовал в повестке собрания.

Более того, любое решение о дополнительных взносах собственников жилых помещений дома, принятое на общем собрании собственников предполагает обязательное (сопутствующее) решение и о порядке внесения таких взносов, определенной процедуре реализации принятого решения, что включает в себя, как минимум, указание на лицо, которое уполномочено на сбор денежных средств (при отсутствии ТСЖ в доме), не говоря уже о сроках внесения средств, форме оплаты, способе фиксации факта оплаты взноса конкретным собственником.

В соответствии с ч. 2 статьи 46 ЖК РФ , общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня данного собрания, а также изменять повестку дня данного собрания.

В настоящем же случае, помимо того, что собрание как таковое (по смыслу норм ЖК РФ) вообще отсутствовало, "решения собственников" получены путем обхода квартир, "повестка дня собрания" изменена даже не общим собранием собственников, а тремя подписантами протокола общего собрания: … (инициатор собрания – …) Другими словами, никаких решений о взносах общее собрание собственников не принимало.

Для успешного проведения годового общего собрания необходима значительная предварительная работа. Подготовку к собранию можно условно представить в виде следующей последовательности «шагов», которые осуществляет инициативная группа (часто во взаимодействии с управляющей организацией):

Шаг 1. Выработать повестку дня общего собрания.

Шаг 2. Выбрать форму проведения общего собрания.

Шаг 3. Определить дату, время и место проведения общего собрания.

Шаг 4. Подготовить информацию или материалы по вопросам повестки дня

Шаг 5. Оповестить собственников об общем собрании.

Шаг 6. Решить организационные вопросы, подготовить формы для регистрации участников, для голосования и др.

Шаг 1. Выработка повестки дня годового общего собрания

Первый шаг инициативной группы собственников помещений - разработать повестку дня годового общего собрания. На годовом собрании собственникам необходимо:

• оценить, как содержалось принадлежащее им общее имущество, какие результаты достигнуты;
• понять, что нужно сделать еще для того, чтобы дом находился в «надлежащем состоянии», то есть был безопасным и комфортным для проживания;
• обсудить, есть ли возможность сократить нерациональный расход коммунальных ресурсов и, как следствие, сократить расходы на их оплату;
• посчитать, сколько на «все про все» понадобится средств;
• установить, какие задачи являются первоочередными и т.д.

Кроме того, на общем собрании также решается, нужен ли ремонт, если да - то какой, когда его проводить, как «собрать» на него деньги. Таким образом, годовое общее собрание призвано решить самые важные вопросы, касающиеся содержания общего имущества и требуемых расходов. Исходя из этого, рекомендуется обязательно включать в повестку дня годового общего собрания следующие вопросы:

1. Рассмотрение предложений управляющей организации по перечню и объемам работ и услуг по содержанию и ремонту многоквартирного дома, сроках их выполнения и стоимости.
2. Утверждение плана работ, сметы расходов на содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме на год, размера платы собственников помещений за содержание и ремонт многоквартирного дома на текущий год.

На годовом общем собрании при необходимости рассматриваются и другие вопросы, связанные с содержанием общего имущества, например, принятие решений о передаче в пользование объектов общего имущества иным лицам, и как будут использоваться получаемые от этого доходы. Управляющая организация также может предложить инициативной группе для включения в повестку дня собрания вопросы, важные для управления домом. Например, предложить план ремонтов, направленных на обеспечение безопасности проживания и снижение потребление коммунальных ресурсов, на ближайшие пять лет и порядок финансирования отдельных мероприятий этого перспективного плана.

• выборы председателя собрания (для ведения собрания), секретаря собрания (для ведения протокола) и счетной комиссии (для подсчета голосов при голосовании по вопросам повестки дня собрания);
• утверждение повестки дня собрания и регламента собрания;
• вопросы, связанным с проведением общего собрания (см. раздел 1 настоящих методических рекомендаций);
• выборы домового комитета (при необходимости) и др. вопросы.

Собственникам помещений следует помнить, что договор управления с управляющей организацией заключается на условиях, которые определяет общее собрание . Если договор заключен на несколько лет, то это не означает, что в нем ничего нельзя изменить. У собственников и управляющей организации при достижении соглашения об изменении или дополнении условий договора управления есть возможность подписать дополнительное соглашение к договору, в котором указать, что в соответствии с решением общего собрания в договор вносятся следующие изменения, которые затем перечисляются по пунктам. Таким образом, ежегодно можно изменять перечень и объем работ и услуг, заказываемых управляющей организации, и пересматривать цену договора управления (размер платы собственников).

Шаг 2. Выбор формы проведения общего собрания

Жилищный кодекс (статьи 45 и 47) дает возможность собственникам помещений принимать решения по повестке дня общего собрания как непосредственно на собрании (то есть когда собственники помещений совместно присутствуют в одно время в одном месте), так и путем проведения заочного голосования - когда решения собственников помещений в письменной форме передаются до установленного срока в определенное место.

В настоящее время широко распространенная практика в многоквартирных домах, управляемых управляющими организациями - проведение общих собраний в форме заочного голосования. Но надо помнить, что такой способ не дает возможности собственникам помещений услышать друг друга, обменяться мнениями, публично обсудить разногласия (в том числе и с управляющей организацией), найти компромисс, устраивающий большинство людей в доме. Очень часто заочное голосование используется как способ «узаконить» решения, принимаемые заинтересованным меньшинством (или решения управляющей организации, незаинтересованной в общении с собственниками), при котором чисто формально соблюдаются требования законодательства. Если ставить перед собой цель - добиться, чтобы собственники стали более активными и ответственными, действительно участвовали в управлении своим домом, проведение годового общего собрания «в очной форме» должно быть приоритетом для его организаторов (и для управляющей организации тоже). В этом случае заочное голосование можно рассматривать только как «запасной вариант», в случае, если, несмотря на все усилия, не удалось обеспечить кворум на общем собрании или принять на нем необходимые решения (набрать необходимое количество голосов). Но и такое «неудавшееся общее собрание» необходимо использовать как «информационно-согласительную» встречу, на которой группа собственников не только получила нужную информацию, но и обменялась мнениями. После такого «собрания-встречи» ее участники сами будут вполне осознанно голосовать на повторном собрании в заочной форме, и, скорее всего, передадут нужную информацию и мнение участников встречи своим соседям, не пришедшим на собрание.

Собственникам помещений в многоквартирном доме можно рекомендовать установить в принимаемом ими порядке созыва и проведения общего собрания собственников помещений, что перечисленные выше основные вопросы годового общего собрания должны рассматриваться на собрании, проводимом в очной форме. И что заочная форма принятия решений по этим вопросам допускается только для повторно проводимого общего собрания в случае отсутствия кворума на собрании. Кроме этого в данном порядке полезно определить перечень вопросов, относящихся к компетенции общего собрания, но, возможно, не настолько нуждающихся в совместном обсуждении, которые могут быть вынесены на заочное голосование без предварительно собираемого общего собрания в очной форме.

Шаг 3. Определение даты, времени и места проведения общего собрания

Кроме повестки дня и формы проведения собрания инициативной группе необходимо выбрать дату и время проведения годового общего собрания. При этом необходимо учесть, что:

• дата и время должны быть удобны для всех или большинства собственников;
• нужно иметь резерв времени для оповещения об общем собрании собственников помещений (не менее десяти дней до даты проведения собрания);
• собственники до проведения общего собрания должны иметь возможность (прежде всего, достаточно времени) ознакомиться с отчетными и проектными документами управляющей организации.

Поскольку вопросы повестки дня непосредственно связаны с деятельностью управляющей организации по управлению многоквартирным домом, то с ней следует заранее согласовать не только повестку дня, но и дату, и время проведения годового общего собрания, чтобы управляющая организация:

• успела подготовить отчет за прошедший год и предложения на текущий год;
• смогла обеспечить участие своего представителя(-ей) в собрании;
• возможно, сумела подготовить какие-то дополнения или изменения в ответ на реакцию собственников при знакомстве с подготовленными ею собранию отчетом и предложениями.

В соответствии с Жилищным кодексом (часть 11 статьи 162) управляющая организация обязана отчитаться перед собственниками о выполнении договора за предыдущий год ежегодно в течение первого квартала, если иное не установлено договором управления многоквартирным домом. «Иным» может быть срок представления отчета или периодичность, если собственники хотят, чтобы перед ними отчитывались, например, раз в полгода. В настоящее время, когда собственники еще не имеют достаточного опыта управления своими домами и взаимодействия с управляющими организациями, наиболее вероятно, что в большинстве многоквартирных домов годовые общие собрания будут проводиться тогда же, когда согласно законодательству управляющие организации обязаны представить отчеты - в феврале или в марте .

Место проведения собрания должно быть максимально близко к многоквартирному дому, а помещение для собрания - такого размера, чтобы могли разместиться все собственники. При выборе помещения для проведения общего собрания следует учесть, нужно ли собственникам помещений платить за его аренду (такие расходы, связанные с проведением общих собраний рекомендуется учитывать в смете расходов на содержание многоквартирного дома).

В настоящее время во многих муниципальных образованиях приняты правовые акты, предусматривающие формирование благоприятных условий для образования и деятельности товариществ собственников жилья (ТСЖ). Очень часто в актах предусмотрена возможность предоставления муниципального помещения бесплатно или по низкой арендной ставке для проведения общих собраний собственников помещений и общих собраний членов ТСЖ. Это, например, может быть актовый зал школы или читальный зал библиотеки. Чтобы воспользоваться такой возможностью, инициативной группе следует обратиться в местную администрацию. Порой собственникам может помочь управляющая организация, если у нее есть свое помещение, пригодное для проведения общих собраний.

После выбора места (помещения) проведения общего собрания следует не забыть сообщить об этом управляющей организации.

Шаг 4. Подготовка, информации, документов и предложенийдля их обсуждения и принятия решений на общем собрании

Этот этап подготовки к собранию, прежде всего, касается управляющей организации, которая должна подготовить отчет за прошедший год и предложения по управлению многоквартирным домом на текущий год, а, возможно, и на ближайшие несколько лет - перспективный план поддержания или улучшения состояния многоквартирного дома, ресурсосбережения при оказании коммунальных услуг, повышения комфортности проживания в доме. Добросовестная управляющая организация должна представить собственникам свои предложения по эффективному использованию их средств и других возможных доходов и финансовых источников для финансирования всех мероприятий годового и перспективного (при его наличии) планов.

В то же время инициаторы собрания могут подумать о том, как выявить и представить на собрании обобщенную оценку собственников деятельности управляющей организации в прошедшем году: считают ли они, что все обязательства, которые лежали на управляющей организации по договору управления, выполнены ею; удовлетворены ли они работой управляющей организации; если не удовлетворены, то какие недостатки они видят. Собственники также могут обобщить свои предложения/пожелания по управлению многоквартирным домом, сформулировать свои запросы для управляющей организации, чтобы учесть их в договоре управления на будущий год.

4.1. Отчет управляющей организацииоб исполнении договора управления

Грамотный отчет управляющей организации об исполнении договора управления в прошедшем году должен содержать данные о выполнении плана работ, услуг и ремонтов, сметы доходов и расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома, установленных в договоре управления. Такой отчет - это основа:

• для понимания собственниками того, что содержание дома стоит денег;
• для вовлечения собственников в процесс принятия решений и, соответственно, ответственности за них;
• доверия к управляющей организации и удовлетворенности ее профессиональными действиями в интересах своих заказчиков.

Жилищный кодекс не установил, в какой форме управляющая организация должна отчитаться перед собственниками. Это означает, что форма отчетности может быть разной. Например, управляющая организация может:

• устно отчитаться на общем собрании собственников помещений;
• разместить в доступном для всех собственников месте (подъезды дома, доска объявлений на придомовой территории, др.) письменный отчет;
• разложить текст отчета по почтовым ящикам квартир, др.

Наилучшей для собственников помещений формой отчета является письменный отчет (доступный собственникам для ознакомления до собрания) и дополнительно отчет управляющей организации перед собственниками помещений на общем собрании. Рекомендуется определить форму представления отчета управляющей организации перед собственниками в договоре управления многоквартирным домом.

Отчет об управлении многоквартирным домом должен всесторонне отражать, что было сделано управляющей организацией и какие результат достигнуты. Целесообразно, чтобы отчет содержал сопоставимые данные по запланированным и фактически выполненным видам и объемам работ и услуг (в натуральном и денежном выражении). Рекомендуется включать в отчет о выполнении плана работ по содержанию и ремонту многоквартирного дома следующие основные разделы:

1. Техническое обслуживание общего имущества.

2. Ремонты и замены отдельных частей общего имущества.

3. Санитарное содержание общего имущества, включая земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом.

4. Благоустройство помещений общего пользования в многоквартирном доме и земельного участка.

5. Мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме.

6. Предоставление коммунальных услуг.

Примерная форма отчета управляющей организации о выполнении планов работ 20__ года

	Виды работ	Объект / часть имущества	Периодичность выполнения работ		Объем (натуральные показатели)		Способ выполнения	Оценка качества выполненных работ
1.Техническое обслуживание общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме
	Осмотры, наладка, уход, испытания, профилактика
	Подготовка к сезонной эксплуатации инженерного оборудования и коммуникаций
	Устранение аварийных ситуаций (локализация)
	Мероприятия/оборудование по учету потребления и экономии ресурсов (воды, тепла, газа, электроэнергии)
2. Ремонты и замены отдельных частей общего имущества
	Частичные замены
	Текущий ремонт
	Послеаварийный ремонт
	Капитальный ремонт
3. Санитарное содержание общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, включая земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом
	Уборка мест общего пользования в доме
	Санитарно-эпидемиологические мероприятия
	Уборка земельного участка, на котором расположен дом
	Сбор и вывоз твердых бытовых отходов
	Вывоз сметного мусора
	Вывоз крупногабаритного мусора
	Очистка крыши, фасада здания (ограждения, карнизы, др.)
4. Благоустройство мест общего пользования в доме и на земельном участке, на котором расположен многоквартирный дом
	Освещение мест общего пользования
	Устройство (обустройство) дорожек, проездов, парковок, ограждений
	Озеленение и уход за зелеными насаждениями
	Устройство (обустройство) детских, спортивных и хозяйственных площадок, мест отдыха
5. Мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме
	Противопожарные мероприятия
	Охранные мероприятия (система видеонаблюдения, шлагбаум, др.)
	Мероприятия по шумозащите
6. Предоставление коммунальных услуг (отопления, холодного водоснабжения, горячего водоснабжения, водоотведения, электроснабжения, газоснабжения)
	Обеспечение круглосуточного бесперебойного предоставления коммунальных услуг
	Обеспечение необходимого объема предоставляемых коммунальных услуг
	Обеспечение надлежащего качества предоставляемых коммунальных услуг

В отчете следует указать, что из планируемого сделать не удалось, и причины, по которым запланированные на прошедший год работы не были выполнены (полностью или частично). Кроме этого - выполнялись ли работы, не входившие в план и почему.

Очень полезно для собственников помещений из отчета управляющей организации узнать, как она оценивает качество исполнения отдельных работ и услуг. Возможно, мнения управляющей организации и собственников не всегда будут совпадать. Если в течение года управляющая организация получила заявления или жалобы собственников или нанимателей помещений на качество каких-то услуг или работ, то что было ею предпринято для устранения недостатков, и что она планирует сделать, чтобы это не повторилось в будущем (например, изменить способ выполнения каких-то работ: исполнять их не своим штатным персоналом, а нанимать специализированные организации).

В отчете об исполнении сметы доходов и расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома рекомендуется представить сопоставимые данные по:

• запланированным и фактически произведенным расходам;
• запланированным и фактически полученным доходам.

В отчете следует уделить внимание тем статьям сметы, по которым произошло:

• превышение запланированных расходов;
• недополучение запланированных доходов (особенно из-за задолженности по обязательным платежам на содержание общего имущества и оплату коммунальных услуг).

Необходимо не только проанализировать причины отклонения фактических показателей от плановых, но и указать меры, которые принимала управляющая организация по получению средств на содержание многоквартирного дома и к каким результатам они привели.

Информация о поступлении платы за жилое помещение и коммунальные услуги

от собственников помещений в многоквартирном доме, расположенном по адресу:

ул. ____________________________, дом № ___

на «____» ______________ 200_ г.

№ помещения	Общая площадь помещения (кв. м)	Размер ежемесячной платы (тыс. руб.)	Сумма платежей в год (тыс. руб.)		Авансовые платежи (+) или задолжен-ность (-) (тыс. руб.)	Принятые меры по ликвидации задолжен-
			начислено	поступило

Не следует указывать фамилии и имена собственников, чтобы избежать обвинения в разглашении личной информации.

Необходимо, чтобы у собственников помещений была информация о том, насколько каждый из соседей выполняет свою обязанность, возложенную на него законодательством, участвовать в общих расходах по содержанию принадлежащего им общего имущества в многоквартирном доме. Это также может быть полезно для привлечения добросовестных собственников помещений к воздействию на тех, кто может платить, но не платит, или даст возможность вместе подумать о том, как помочь кому-то из малообеспеченных соседей. В любом случае, собственники помещений должны иметь ясное представление о том, какие риски несет управляющая организация при исполнении возложенных на нее договором управления обязанностей, поскольку им или придется разделить с управляющей организацией эти риски (например, увеличить размер платежей собственников, чтобы компенсировать выпадающие доходы). Или собственники помещений могут столкнуться с ситуацией, когда управляющая организация откажется от управления их домом, потому что эта деятельность будет приносить ей только убытки.

4.2. Проекты плана работ, услуг и ремонтов и сметы доходов и расходов на предстоящий год

Задача профессиональной управляющей организации - предложить собственникам помещений такой перечень работ и услуг, который обеспечит надлежащее состояние общего имущества в многоквартирном доме. Надлежащее состояние, согласно Правилам содержания общего имущества в многоквартирном доме , означает, что оно обеспечивает надежную работу всех конструктивных частей и инженерных систем, безопасность для жизни и здоровья проживающих в доме, сохранность их имущества, возможность пользоваться жилыми и нежилыми помещениями, местами общего пользования в доме и земельным участком. Планирование работ по содержанию общего имущества должно основываться на оценке фактического состояния каждого объекта (части) общего имущества по результатам обходов, осмотров, технического контроля, проведенных управляющей организацией.

В случае если многоквартирный дом или его отельные части нуждаются в ремонте или замене, именно управляющая организация может и должна грамотно оценить, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно отложить, если у собственников помещений в настоящее время не хватит средств для финансирования всех видов ремонтов.

При обосновании очередности (приоритетности) каждой работы может учитываться не только возможность возникновения угрозы безопасному проживанию в доме, если она не будет выполнена в ближайшее время, но и такое обстоятельство как, не станет ли эта работа значительно дороже, если ее отложить на год-два. Очень важно понять, можно ли уменьшить будущие расходы собственников, если конкретная работа будет выполнена в первую очередь. Например, капитальный ремонт или замена, скажем, лифта снижает расходы на его аварийное обслуживание. А модернизация системы отопления, включая установку в доме теплового узла, позволяющего регулировать параметры теплоносителя во внутридомовой системе отопления, дает возможность сократить расходы на тепловую энергию и направить сэкономленные средства на другие нужды дома.

Фактически, речь идет о разработке как годового плана услуг, работ и ремонтов, так и перспективного плана ремонтов и модернизации дома, который управляющая организация может предложить на рассмотрение собственникам помещений. Такое предложение не только подтверждает высокий профессиональный уровень управляющей организации, но и ее готовность работать в интересах своих клиентов, и работать на долговременной основе.

При подготовке проектов планов работ, услуг и ремонтов может быть использована следующая форма:

Проект сметы доходов и расходов на содержание многоквартирного дома (в тыс. рублей) на 200_ год

№ п/п	Наименование статей	план	факт	отклонение (+/-)
Доходы
	Ежемесячная плата собственников помещений на управление, содержание и ремонт общего имущества в соответствии с договорами, заключенными с управляющей организацией
	Разовая целевая плата по решению общего собрания собственников помещений
	Целевые поступления из бюджетов всех уровней, бюджетов государственных внебюджетных фондов всего (3.1+3.2+3.3+3.4), в том числе:
	субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг из регионального/местного бюджета
	субсидии на разницу между размером платежей собственников помещений, установленным общим собранием собственников помещений, и размером платы за содержание и ремонт жилого помещения для нанимателей жилых помещений по договорам социального найма и договорам найма жилых помещений государственного или муниципального жилищного фонда
	возмещение средств на предоставление гражданам мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг (льгот) из бюджетов всех уровней
	субсидии на проведение капитального ремонта многоквартирного дома в части помещений, находящихся в муниципальной (государственной) собственности
	субсидии на проведение капитального ремонта многоквартирного дома
	Дополнительные доходы всего (4.1.+4.2.), в том числе:
	доходы от сдачи в аренду объектов/частей общего имущества, включая земельный участок
	доходы от предоставления в пользование отдельных частей общего имущества
	Ежемесячные платежи собственников, нанимателей и арендаторов помещений за коммунальные услуги, всего (5.1+5.2+5.3+5.4+5.5+5.6), в том числе:
	за отопление
	за холодное водоснабжение
	за горячее водоснабжение
	за водоотведение
	за электроснабжение
	за газоснабжение
	Прочие доходы всего (6.1+6.2+6.3), в том числе:
	спонсорская помощь
	средства, полученные по договорам кредита или займа
	инвестиционные средства
	Итого доходов (1+2+3+4+5+6)
Расходы
	Расходы, связанные с техническим обслуживанием общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме всего (1.1+1.2+1.3+1.4+1.5+ 1.6+1.7+1.8+1.9+1.10+1.11+1.12), в том числе:
	обслуживание домофонов
	обслуживание вентиляционных систем
	обслуживаниеустройств автоматизированной противопожарной защиты
	обслуживание системы охраны и видеонаблюдения
	аварийно-диспетчерская служба
	обслуживание внутридомовых инженерных систем водоснабжения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем водоотведения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем электроснабжения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем газоснабжения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем отопления
	обслуживание несущих ограждающих конструкций
	Расходы, связанные с санитарным содержанием общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, включая земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом всего (2.1+2.2.+2.3+2.4+2.5+ в том числе:
	вывоз твердых бытовых отходов
	вывоз сметного мусора
	вывоз крупногабаритного мусора
	санитарно-эпидемиологическая обработка (дезинфекция, дезинсекция, дератизация)
	очистка мусоропроводов
	уборка мест общего пользования в доме
	уборка земельного участка, на котором расположен дом
	Благоустройство мест общего пользования в доме и на земельном участке, на котором расположен многоквартирный дом, мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме всего (3.1+3.2+3.3+3.4+3.5), в том числе:
	освещение мест общего пользования в доме и на земельном участке
	устройство (обустройство) дорожек, проездов, парковок, ограждений
	озеленение и уход за зелеными насаждениями
	устройство (обустройство) детских, спортивных и хозяйственных площадок, мест отдыха
	противопожарные и охранные мероприятия
	Расходы, связанные с текущим ремонтом общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме
	Расходы, связанные с капитальным ремонтом общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме
	Расходы по договорам с организациями коммунального комплекса всего (6.1+6.2+6.3+6.4), в том числе:
	теплоснабжающей организацией
	организацией водопроводно-канализационного хозяйства
	электроснабжающей организацией
	газоснабжающей организацией
	Расходы, связанные с управлением многоквартирным домом, всего (7.1+7.2+7.3+7.4+ в том числе:
	услуги по управлению многоквартирным домом
	расходы, связанные с проведением общих собраний (аренда помещения, копирование материалов и др.)
	расходы, связанные с предоставлением собственникам отчетов
	расходы на обеспечение полноты сбора платежей собственников помещений, нанимателей и арендаторов
	расходы на страховые взносы по договору страхования общего имущества
	оплата услуг банка (за прием платежей населения)
	расходы по возврату кредита, ссуды
	Итого расходов (1+2+3+4+5+6+7)

Согласно Правилам содержания общего имущества в многоквартирном доме размер платы за содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме должен быть соразмерен перечню, объемам и качеству услуг и работ. Чтобы собственники имели ясное представление о том, какой должна быть их плата по договору управления многоквартирным домом, какой перечень и объем услуг, работ и ремонтов они могут себе позволить (при условии обеспечения требований законодательства по надлежащему содержанию общего имущества), им необходима информация о стоимости каждого вида услуг, работ и ремонтов, предлагаемых управляющей организацией. По сути, управляющей организации следует представить собственникам помещений проект сметы доходов и расходов на содержание их дома.

Если управляющая организация предлагает проведение капитального ремонта, то необходимо также определить и порядок финансирования ремонта, сроки возмещения управляющей организации расходов по его оплате. Подготовить стоимостное предложение (с необходимым обоснованием) - это одна из важнейших профессиональных задач управляющей организации до проведения годового общего собрания. После оценки затрат на выполнение каждого вида предлагаемых услуг, работ и ремонтов и общей суммы предстоящих расходов, проект плана работ может дорабатываться (изменяться) для того, чтобы добиться реальной возможности обеспечить его финансирование. При необходимости корректировки плана, из него постепенно исключаются наименее важные работы (с технической точки зрения и исходя из пожеланий собственников). На будущее могут быть перенесены достаточно важные работы, на финансирование которых в данное время недостаточно средств, при условии, что их неисполнение в текущем году не принесет значительного ущерба имуществу собственников. Процесс работы над планом и сметой доходов и расходов на текущий год может быть многоступенчатым, в ходе которого могут изменяться планы работ, в связи с чем, будут изменяться и размеры предполагаемых расходов. Это вызовет необходимость корректировать смету доходов и, соответственно, размер платежей собственников.

При разработке проекта плана работ и сметы доходов и расходов на содержание дома управляющая организация должна учитывать финансовые возможности собственников помещений, поскольку в основном за счет их платы формируется доходная часть сметы. Сопоставление приоритетности (первоочередности) работ, их стоимости и возможности собственников нести соответствующие расходы - основа разработки годового и перспективного плана содержания и ремонта многоквартирного дома.

При определении размера платежей собственников помещений необходимо учесть дополнительные доходы, которые извлекаются (или могут быть получены) управляющей организацией по поручению собственников, например, от сдачи в аренду или в пользование отдельных частей общего имущества, или в виде средств поддержки из бюджета, например, для проведения капитального ремонта многоквартирного дома в рамках муниципальной или региональной программы. Если такие дополнительные доходы есть, то размер ежемесячных платежей собственников на содержание и ремонт общего имущества можно рассчитать по формуле:

ЕП - размер ежемесячных платежей собственников помещений в расчете на 1 кв. метр общей площади помещений в многоквартирном доме;

∑ Р - сумма планируемых расходов на содержание дома на год;

∑ Д - сумма планируемых дополнительных доходов (кроме платежей собственников);

∑ Пл. общ - сумма общих площадей жилых и нежилых помещений в многоквартирном доме .

Предполагаемый размер ежемесячных платежей, рассчитанный исходя из стоимости планируемых работ и услуг, сравнивается с размером платежей в прошедшем году, и оцениваются возможности собственников помещений нести такие расходы. Если собственники предположительно могут нести планируемые расходы, то проекты плана работ на год и соответствующей сметы доходов и расходов можно выносить на рассмотрение годового общего собрания. Если рассчитанный размер платежей не соответствует финансовым возможностям большинства собственников, то работа над проектом плана работ продолжается. Изменение перечня и объема услуг, работ и ремонтов в годовом плане и сметы доходов и расходов на год производится до тех пор, пока не будет достигнуто соответствие плана и финансовых возможностей собственников.

Управляющей организацией может быть предложено на рассмотрение общим собранием несколько вариантов плана услуг, работ и ремонтов на год и соответствующих им смет доходов и расходов и необходимых размеров обязательных платежей собственников.

4.3. Взаимодействие управляющей организации с собственниками помещений

Взаимодействие управляющей организации с собственниками желательно не только на стадии подготовки к годовому общему собранию, но и в течение всего периода действия договора управления, поскольку взаимодействие - в интересах обеих сторон. Собственники заинтересованы в том, чтобы сохранить или улучшить свое общее имущество - многоквартирный дом и эффективно расходовать свои деньги (то есть получить за них максимальный результат). А управляющая организация - в том чтобы иметь конкретный заказ на свои услуги и такую плату по договору управления, которая обеспечивала бы возможность удовлетворить запросы своих клиентов и иметь прибыль от своей деятельности.

Формы взаимодействия управляющей организации с собственниками и нанимателями могут быть различными. Управляющая организация может:

• информировать собственников о своей деятельности в доме (о выполнении планов работ и ремонтов, о предстоящих работах, собираемости платежей и т.д.) в ходе встреч или через информационные листки и отчеты;
• встречаться на регулярной основе с выбранными представителями собственников для обсуждения текущих вопросов управления домом и результатов выполнения плана работ и ремонтов по итогам квартала (или месяца);
• привлекать собственников к участию в мероприятиях, проводимых в доме (например, субботниках, работах по озеленению территории, обустройству детской площадки и т.д.);
• беседовать с собственниками во время плановых обходов помещений для оценки состояния находящегося в них общего имущества;
• проводить опросы/анкетирование с целью выявить мнение собственников по различным вопросам;
• работать с отдельными лицами (должниками и т.д.);
• участвовать в общих собраниях (годовых, внеочередных, касающихся содержания общего имущества).

Было бы полезно, если бы эту деятельность по взаимодействию с собственниками и ее результаты управляющая организация представила на общем собрании. Например, положительным результатом взаимодействия может стать повышение активности и вовлеченности собственников в процесс управления домом, снижение суммы задолженности по платежам собственников, улучшение внешнего вида подъездов, чистота придомовой территории и т.д. С другой стороны, управляющая организация может рассказать, как затрудняла ее работу или даже привела к форс-мажорным обстоятельствам невозможность найти контакты с некоторыми из собственников. Так, отказ конкретного собственника в доступе специалистов управляющей организации для осмотра санитарно-технического оборудования, находящегося внутри его квартиры, привел к аварии и затоплению других квартир и лестничной клетки. Такая информация позволяет расширить представления собственников помещений о действиях управляющей организации в интересах своих клиентов.

Со своей стороны, собственники не должны быть только сторонними наблюдателями. Как минимум, они должны контролировать деятельность управляющей организации. Согласно Жилищному кодексу (пункт 4 части 3 статьи 162), в договоре управления должен быть определен порядок осуществления контроля со стороны собственников за выполнением управляющей организацией ее обязательств по договору. Порядок, в частности, может предусматривать выбор на общем собрании группы лиц (или лица), которые будут регулярно контактировать с управляющей организацией, чтобы быть в курсе ее деятельности по управлению многоквартирным домом и осуществлять контроль в интересах всех собственников помещений. Выбор на общем собрании группы собственников для регулярного взаимодействия с управляющей организацией и контроля за ее деятельностью не означает необходимости для собственников помещений выдать этим лицам (или лицу) письменной доверенности на действия от имени собственников. Это скорее выбор людей, которые пользуются уважением и доверием большинства собственников, с согласия этих людей нести добровольные общественные обязанности в интересах тех, кто их выбрал. Эту группу лиц можно условно назвать «общественным советом собственников» или «домовым комитетом» (второе название достаточно часто употребляется, хотя иногда в это понятие вкладывается различный смысл). Состав домового комитета и полномочия, которые собственники ему предоставляют, должны быть указаны в решении общего собрания.

В договоре управления можно установить формы и периодичность взаимодействия домового комитета с управляющей организацией. Наличие домового комитета не означает, что любой из собственников не может обратиться в управляющую организацию по любым вопросам, связанным с исполнением договора управления. Скорее всего, как уже отмечалось, на домовой комитет будет возложена обязанность созывать годовое общее собрание.

Если домовой комитет уже был ранее выбран, то рекомендуется заслушать его на годовом общем собрании. Выступление домового комитета особенно важно, если у собственников имеются претензии к работе управляющей организации. Домовой комитет может представить:

• сведения о количестве и результатах проведенных рабочих встреч с представителями управляющей организации;
• информацию о реакции управляющей организации на замечания домового комитета, касающиеся деятельности управляющей организации в доме;
• заключение по отчету управляющей организации об исполнении планов работ, услуг, ремонтов и сметы доходов и расходов на содержание дома (если была возможность заранее ознакомиться с соответствующими проектами отчетов).

В случае если собственники помещений получат от своих представителей информацию о том, что в течение отчетного периода управляющая организация:

• нарушала установленный в договоре управления порядок осуществления контроля за выполнением обязательств по договору;
• игнорировала замечания домового комитета и/или заявления и обращения собственников, касающиеся управления многоквартирным домом;
• отказывалась предоставлять сведения (документы), определенные в договоре управления;
• отказывалась взаимодействовать с домовым комитетом и/или собственниками,

то собственникам следует внимательно разобраться в сложившейся ситуации. Это может явиться сигналом к смене управляющей организации, особенно если собственники недовольны качеством работ и услуг по содержанию дома.

В случае если окажется, что домовой комитет в течение отчетного периода не выполнял или плохо выполнял предоставленные ему полномочия, то на общем собрании следует поставить вопрос о его переизбрании.

Во время подготовки к годовому общему собранию взаимодействие собственников помещений в лице инициативной группы по созыву собрания (домового комитета) и управляющей организации должно усилиться. Хороший вариант, если они вместе поработают над выявлением мнений и пожеланий собственников, чтобы учесть их при подготовке проектов планов работ и сметы расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома, которые должны быть утверждены на общем собрании. Для этого можно использовать, кроме выше названных, следующие способы:

• анализ обращений, заявлений и жалоб проживающих в доме в течение прошедшего года;
• сбор предложений через настенный ящик «Предложения»;
• проведение специального опроса/анкетирования по вопросам повестки дня предстоящего собрания и др.

В интересах управляющей организации - оказать собственникам помещений в лице их представителей (домового комитета) профессиональную помощь в понимании того, в каком состоянии находится их общее имущества, что необходимо предпринять, чтобы поддержать или улучшить многоквартирный дом, обеспечить нормальные или более комфортные условия проживания в нем. Иначе говоря, помочь собственникам сформулировать заказ на управление многоквартирным домом. Если такой заказ в виде плана работ и услуг по содержанию и ремонту будет сформирован и утвержден собственниками на общем собрании, у управляющей организации будет основа для конкретных действий в течение года. Если собственники на основании документов, подготовленных управляющей организацией, получат ясное представление, сколько стоит та или иная работа или услуга, они примут взвешенное решение о размере платы на содержание и ремонт общего имущества, который даст возможность управляющей организации выполнить утвержденный план работ.

После того, как все документы (отчет управляющей организации, проект плана работ и сметы доходов и расходов на дом, информация домового комитета и др.), необходимые для принятия решений на годовом общем собрании, готовы, можно приступать к оповещению собственников помещений о предстоящем собрании.

Шаг 5. Оповещение собственников об общем собрании

Жилищный кодекс (часть 4 статьи 45) установил следующиеспособы оповещения собственников о проведении общего собрания:

• сообщение вписьменной форме направляется каждому собственнику помещения в данном доме заказным письмом;
• сообщение вписьменной форме вручается под роспись.

Если собственники помещений проводят свое первое общее собрание, то они могут воспользоваться только этими двумя способами оповещения. Но уже на первом общем собрании собственники имеют право своим решением определить порядок созыва и проведения общего собрания (см. Приложение 1), в котором предусмотреть иные способы направления сообщения о собрании в письменной форме (например, разложить по почтовым ящикам) или размещение информации о собрании в помещении своего дома , доступном для всех собственников (например, в подъездах), чтобы все смогли его прочитать. Сегодня, возможно, собственники во всех домах уже решили, каким способом они хотят получать сообщение о проведении общего собрания.

При любом способе уведомления собственники должны быть оповещены о собрании не позднее, чем за десять дней до даты его проведения (часть 4 статьи 45 ЖК).

В сообщении о проведении общего собрания собственников указываются:

• сведения о лице, по инициативе которого созывается собрание;
• форма проведения собрания (собрание или заочное голосование);
• дата, место и время проведения общего собрания, а в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования - дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, и место или адрес, куда должны передаваться такие решения;
• повестка дня общего собрания;
• порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на собрании, и место/адрес, где с ними можно ознакомиться.

Примеры уведомления о проведении годового общего собрания и списка уведомленных собственников для собрания в очной форме и для собрания в форме заочного голосования.

УВЕДОМЛЕНИЕ

о проведении годового общего собрания (в очной форме)

по адресу: г. (пос.)____________________, ул. __________________, дом № __

«__» ___________ 200_ года в _____ час. в помещении _______________________________ (место, адрес)

состоится годовое общее собрание (в очной форме) собственников помещений в нашем многоквартирном доме, которое созывается по инициативе _______________________________, являющегося

собственником помещения / являющихся собственниками помещений __________________________________________________ в многоквартирном доме.

На собрание приглашены: _______________________________________________________.

(Ф.И.О., должность приглашенных лиц)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Организационные вопросы.
2. Отчет управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году.

Напоминание:

1. В соответствии с действующим законодательством участие в голосовании на общем собрании принимают только собственники помещений.

2. В случае, если собственник помещения не может принять участие в общем собрании, он может доверить свое право голосования на собрании доверенному лицу (по доверенности). Бланки доверенности на голосование на общем собрании можно получить у инициаторов собрания (адреса указаны ниже).

3. Ознакомиться с более подробной информацией и материалами по всем вопросам повестки дня общего собрания можно у _______________________ ежедневно с ______________ до ___________ по ______________

(дата) (дата) (дни недели)

с ______ час. до _____ час.

Адреса инициаторов общего собрания:

Ф.И.О._______________________№ квартиры__

Инициативная группа собственников

Список уведомленных собственников помещений

о дате, месте проведения и повестке дня годового общего собрания

собственников помещений в многоквартирном доме

	№ квартиры/ название нежилого помещения		Отметка об уведомлении (, для юридических лиц с печатью)	Дата уведомления о собрании	Примечание (причина не уведомления)

Ответственный за уведомление _________________ __________________________________

УВЕДОМЛЕНИЕ

о проведении годового общего собрания (в форме заочного голосования)

собственников помещений в многоквартирном доме по адресу:

г. (пос.)____________________, ул. __________________, дом № __

Уважаемый собственник помещения!

С «__» ___________ по «__» ___________ 200_ года состоится внеочередное общее собрание

(Ф.И.О. собственника, наименование муниципального образования, название юр. лица)

являющегося собственником помещения / являющихся собственниками помещений __________________________________________________ в многоквартирном доме.

(наименование занимаемого собственником помещения/помещений)

ПОВЕСТКА ДНЯ СОБРАНИЯ

1. Об утверждении состава счетной комиссии.
2. Отчет управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году.
3. Обсуждение предложений управляющей организации по перечню и объемам работ и услуг по содержанию и ремонту многоквартирного дома, сроках их выполнения и стоимости.
4. Утверждение плана работ, сметы расходов на содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме на год, размера платы собственников помещений.

Ознакомиться с более подробной информацией и материалами по всем вопросам повестки дня собрания Вы можете у членов инициативной группы ежедневно с __ час. до __ час. или по __________________ с ___ час. до ___ час.

(дни недели)

Адреса собственников - членов инициативной группы:

Ф.И.О. ___________________________________ № квартиры_____

Ф.И.О. ___________________________________ № квартиры_____

К настоящему уведомлению прилагается бланк решения собственника помещения по вопросам повестки дня годового общего собрания собственников помещений в форме заочного голосования. Просьба передать заполненные решения по вопросам, поставленным на голосование, членам инициативной группы по адресу: ______________________________

(место, адрес)

не позднее «__» ________________ 200_г.

____________________________________

Инициатор(-ы) созыва годового общего собрания

Решения, принятые общим собранием, и итоги голосования будут объявлены

«__» ______________ 200_ г.

Список собственников, уведомленных

по адресу:

и передавших решение в письменной форме до окончания даты голосования.

	№ квартиры / кадастровый № нежилого помещения	Фамилия, имя, отчество уведомленного о собрании собственника			Решение в письменной форме передал			Примечание
			Подпись собственника или его представителя	Дата получения	Подпись собственника или его представителя	Подпись лица, получившего решение	Дата получения

Ответственный за уведомление собственников _______________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Ответственный за прием решений _______________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Уведомление о созыве общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть направлено собственникам помещений в данном доме не позднее чем за десять дней до даты его проведения (часть 4 статьи 45 ЖК РФ).

В ходе оповещения инициаторы общего собрания могут получить информацию, кто из собственников помещений не сможет лично участвовать в общем собрании в связи с отъездом или занятостью, по болезни или другим причинам. В этом случае можно напомнить, что у них есть право направить на общее собрание своего представителя (части 1 и 2 статьи 48 ЖК) и предложить им форму доверенности на голосование на общем собрании. Доверенность должна быть оформлена в соответствии с требованиями пунктов 4 и 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации. Доверенность на голосование должна содержать сведения о собственнике помещения и его представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные) и удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства (иначе говоря, может быть удостоверена управляющей организацией) или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении, или удостоверена нотариально.

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __,

проводимого «__» ____________ 200_ г.

Я, ____________________________________________________________________________,

(Ф.И.О. доверителя)

(паспортные данные доверителя)

собственник помещения № ___ в доме № __ по ул. __________________ г. _______________,

доверяю ________________________________________________________________________

(Ф.И.О. доверенного лица)

(паспортные данные доверенного лица)

________________________________________________________________________________

(место жительства доверенного лица)

участвовать в годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме, проводимого «__» ____________ 200_ г., и голосовать от моего имени по всем вопросам повестки дня.

Подписавшиеся знают, что эта доверенность может быть отменена в письменной форме до проведения голосования или фактом присутствия доверителя на общем собрании.

Подпись доверителя __________________________ ________________

(подпись ) (дата )

Подпись доверенного лица _________________________ ________________

(подпись) (дата )

Подпись доверителя заверяю:

__________________________________ __________________________ _____________

Должность заверителя Ф.И.О. заверителя Подпись заверителя

Место печати

Напоминание доверителю: предупредите, пожалуйста, организаторов собрания, что Вас будет представлять доверенное лицо.

Напоминание доверенному лицу: обязательно принесите эту подписанную и заверенную доверенность на общее собрание.

Примечание: В случае, если одно лицо является представителем (доверенным лицом) нескольких собственников помещений, то оно голосует отдельно от имени собственника, представляемого им на общем собрании.

Представитель юридического лица - собственника помещения должен иметь доверенность на голосование по вопросам повестки дня общего собрания, заверенную подписью руководителя организации (или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами) и печатью организации. Представитель собственника помещения, находящегося в муниципальной или государственной собственности, действует на собрании в соответствии с полномочиями, основанными на указаниях федеральных законов, актов уполномоченных на то государственных органов или актов органов местного самоуправления либо составленной в письменной форме доверенности на голосование.

5.1. Ознакомление с документами, подготовленными управляющей организацией, изучение мнения собственников по вопросам повестки дня общего собрания

Для того чтобы общее собрание прошло плодотворно, то есть, чтобы были рассмотрены все вопросы повестки дня, конструктивно обсуждены и взвешены предложения управляющей организации и приняты все решения, необходимые для успешного управления многоквартирным домом, очень важно, чтобы собственники заранее, до собрания, получили всю необходимую информацию для размышления. Без этого собрание может превратиться или в «базар», где невозможно принять никаких разумных общих решений, или в чистую формальность, когда люди голосуют без понимания, действительно ли это хорошее решение, как это в перспективе скажется на состоянии дома, соответствует ли данное предложение их интересам.

Чем выше степень информированности собственников о состоянии своего дома, объективной потребности в работах и ремонтах, чем лучше понимание того, сколько это реально стоит, тем более осознанные и взвешенные решения будут приняты собственниками на общем собрании. Поэтому, подчеркнем это еще раз, в интересах управляющей организации предоставить собственникам до собрания проекты всех документов.

Инициаторы собрания в уведомлении об общем собрании сообщают собственникам, где и когда они могут познакомиться с:

• отчетом управляющей организации за прошедший год;
• предложениями управляющей организации по плану работ и ремонтов на год и на перспективу (если такой план подготовлен);
• проектом сметы расходов и доходов на год;
• информацией домового комитета по оценке деятельности управляющей организации и др.

Подготовленные к собранию документы могут находиться у членов домового комитета, у «старших по подъездам». Кроме этого управляющая организация может предоставить место в своем офисе для знакомства с подготовленными документами и своих специалистов для проведения встреч, бесед, консультаций с целью разъяснения собственникам содержания предложенных для ознакомления документов. Такое общение даст возможность собственникам сформулировать конкретные вопросы к управляющей организации, объективно оценить ее предложения, подготовиться к конструктивному обсуждению деятельности управляющей организации. С другой стороны, управляющей организации это даст возможность заранее сориентироваться, какие из ее предложений будут поддержаны, а при обсуждении каких вопросов могут возникнуть сложности и поэтому необходимо подготовить продуманные аргументы и обоснования. Максимальный учет мнений и пожеланий собственников поможет управляющей организации, при необходимости, скорректировать проекты планов и смет, которые будут утверждаться на годовом общем собрании.

Шаг 6. Организационное обеспечение годового общего собрания

Наряду с подготовкой документов по вопросам повестки дня и оповещением собственников о предстоящем собрании, необходимо продумать и подготовиться к различным организационным моментам проведения общего собрания:

• как лучше организовать регистрацию участников собрания;
• как будет проходить голосование по вопросам повестки дня, как подсчитывать голоса при принятии решений, подготовить бюллетени или листы голосования;
• как лучше подготовить помещение для проведения собрания, обеспечить наглядность информации, которая будет представлена на собрании;
• продумать последовательность проведения собрания, сколько времени может занять тот или иной вопрос повестки дня (разработать сценарий собрания);
• оценить размер расходов на проведение общего собрания и др.

Инициативной группе рекомендуется заранее определить, кто и где будет проводить регистрацию участников общего собрания, подготовить необходимые формы (листы регистрации), позволяющие быстро зарегистрировать участников общего собрания. Эти формы должны содержать все необходимые сведения об участниках собрания и давать возможность быстро определить, есть ли у собрания необходимый кворум. Рекомендуется отдельно регистрировать лиц, приглашенных на собрание и не являющихся собственниками (например, представителей управляющей организации, органов местного самоуправления и др.).

Примеры листов регистрации:

Лист регистрации собственников помещений или их представителей, присутствующих на годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме по адресу:

г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __

		Собственник помещения ()		Подпись собственника помещения или его представителя (по доверенности)
	Квартира 1 (подпись) (Ф.И.О.) Лист регистрации лиц, приглашенных на годовое общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ от «__»________________ 200_ г. приглашенного на собрание Сведения о приглашенном лице (должность, род деятельности и т.д.) Подпись приглашенного лица, присутствующего на собрании Ответственный за регистрацию _________________ ________________________________ (подпись) (Ф.И.О.) на годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ от «__»_____________200_ г. по вопросу: _ (указать формулировку вопроса) __________________________________(решение принято количеством голосов ___ или решение не принято) Вид помещения, номер квартиры (комнаты в коммунальной квартире) или кадастровый номер нежилого помещения Собственник помещения/представитель собственника помещения (Ф.И.О. гражданина, название муниципального образования, субъекта РФ, наименование юридического лица ) (выберите, пожалуйста, тот вариант ответа, за который Вы голосуете, и поставьте в этой колонке свою подпись ) Примечание (отметка о доверенности) Против Воздержался Квартира 1 Квартира 2 Ф.И.О. членов счетной комиссии Подписи членов счетной комиссии _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ на годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ от «__»_____________20__ г. Я, _____________________________________________________________________, являюсь (сделайте отметку в соответствующем квадрате) Отметка о доверенности, наделяющей представителя собственника помещения полномочиями голосовать на общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме, должна быть сделана в листе регистрации собственников помещений или их представителей, присутствующих на общем собрании. При выборе и подготовке места проведения годового общего собрания необходимо предусмотреть, чтобы место для председателя собрания позволяло ему видеть всех участников, а место для секретаря было удобно для ведения протокола общего собрания. Рекомендуется предусмотреть отдельно расположенные места для комиссии по подсчету голосов и приглашенных на собрание гостей или других лиц, которые не будут участвовать в голосовании, что облегчит работу счетной комиссии при подсчете голосов. Конструктивному обсуждению вопросов повестки дня поможет, если в помещении, где будет проходить собрание, будут размещены наглядные материалы: плакаты с данными сметы доходов и расходов, фотографии частей здания, требующих ремонта или отремонтированных в прошедшем году, на которых можно увидеть, какой была год назад, например, крыша и какой она стала после проведенного в ремонта. Подготовить такие материалы - в интересах управляющей организации. Необходимые для проведения общего собрания расходы на канцелярские товары, ксерокопирование, почтовые услуги и т.д. должны нести собственники, поскольку это их обязанность проводить общие собрания. Инициативной группе следует рассчитать требуемый объем финансовых средств, разделить их между собственниками и собрать. В отдельных случаях управляющая организация может помочь собственникам, взяв на себя часть затрат, и, при возможности (финансовой, временной), помочь подготовить и изготовить нужное количество экземпляров уведомлений о собрании и/или листов регистрации участников общего собрания и/или листов (или бюллетеней) для голосования и других документов. Можно расходы на проведение годового общего собрания рассчитать заранее и заложить в смету расходов на содержание многоквартирного дома (в раздел «расходы на управление») и, соответственно, включить в платежи собственников. В этом случае к сроку проведения годового общего собрания управляющая организация может за счет этих средств купить бумагу, оплатить печать требуемых документов и их копирование, а также, в случае необходимости, аренду помещения для проведения общего собрания. Естественно, эти услуги управляющей организации должны быть внесены в договор управления многоквартирным домом. Кроме всех выше перечисленных организационных вопросов инициаторам собрания хорошо бы подумать о том, как познакомить собственников помещений друг с другом (если они еще малознакомы) и как создать приятную, дружескую атмосферу на собрании, чтобы собственники помещений получили удовольствие от своего участия в нем, от общения друг с другом. Ведь если участие в собрании будет связано с положительными эмоциями, люди будут гораздо охотнее приходить на собрания в будущем. 6.1. Разработка сценария общего собрания Разработка сценария общего собрания помогает его организаторам продумать последовательность всех этапов собрания, начиная от регистрации участников и до подведения итогов собрания. В сценарии можно заранее определить, сколько времени отводится на обсуждение каждого вопроса повестки дня, кто будет делать сообщения и кто может выступить или дать необходимую техническую или финансовую справку. Даже если ход собрания будет отличаться от сценария, председателю собрания он поможет сориентироваться, насколько можно отклониться по времени от запланированного, чтобы успеть в разумные сроки завершить собрание. Пример сценария годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме: ПРИМЕРНЫЙ СЦЕНАРИЙ проведения годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ Регистрация участников собрания В лист регистрации собственников помещений (см. пример 9) напротив соответствующего номера квартиры (комнаты в коммунальной квартире) или кадастрового номера нежилого помещения записать фамилию, имя и отчество гражданина или название муниципального образования, субъекта РФ, наименование юридического лица - собственника помещения или его представителя, присутствующего на собрании. В листе регистрации собственников помещений указать также общую площадь помещения каждого собственника (площадь помещений, относящихся к общему имуществу собственников помещений в многоквартирном доме, не учитывается) и количество голосов, принадлежащих каждому собственнику (Количество голосов, которым обладает каждый собственник помещения в многоквартирном доме на общем собрании собственников помещений в данном доме, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме (часть 3 статьи 48 ЖК РФ) . Эти сведения в лист регистрации желательно внести заранее при подготовке собрания. При необходимости собственники помещений или их представители могут их уточнить. В этом случае лицо, ответственное за регистрацию, в листе регистрации делает исправление. Попросить собственников помещений или их представителей расписаться в регистрационном листе. Для представителей собственников помещений в графе «Подпись собственника помещения» отметить наличие доверенности, на какой срок она выдана (если доверенность выдана для данного собрания, она прикладывается к регистрационному листу), дает ли доверенность право на участие в голосовании по вопросам повестки дня собрания. В отдельный регистрационный лист (см. пример 10) внести сведения о присутствующих на собрании специалистов управляющей организации, представителях органов власти, членов семей собственников помещений, нанимателях и других приглашенных (данные лица не имеют права голосовать по вопросам повестки дня общего собрания ). Определение кворума собрания Подсчитать какой процент голосов имеют присутствующие на общем собрании собственники помещений и их представители от общего числа собственников помещений: общее число голосов всех собственников помещений в многоквартирном доме ________; число голосов, которыми обладают присутствующие на общем собрании лично собственники помещений и их представители (доверенные лица) _____, что составляет ______ % от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме. Сделать заключение о правомочности собрания: _________________ (Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме правомочно, если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов (часть 3 статьи 45 ЖК РФ) . Открытие общего собрания В начале собрания присутствующим следует сообщить: по чьей инициативе проводится собрание; имеется ли кворум для проведения собрания; о приглашенных лицах, присутствующих на собрании; повестку дня собрания. Открытие собрания может провести собственник помещения, по чьей инициативе проводится собрание. Организационные вопросы. Из числа присутствующих собственников помещений необходимо выбрать: председателя собрания - для ведения собрания; секретаря собрания - для ведения протокола; счетную комиссию - для подсчета голосов при голосовании по вопросам повестки дня собрания. Предложить собственникам помещений выдвинуть кандидатуры председателя собрания, секретаря собрания и членов счетной комиссии в составе трех (пяти) человек. Провести обмен мнениями по выдвинутым кандидатурам. Провести голосование по выдвинутым кандидатурам. Счетная комиссия подсчитывает голоса участников собрания (здесь и далее голосуют только те участники, которые имеют право голоса) поданные «за» выдвинутых кандидатур, затем «против» них, далее - «воздержавшихся» при голосовании. Результаты голосования объявляются и заносятся в протокол. Решение принимается большинством голосов присутствующих на собрании собственников помещений (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ ). Утверждение повестки дня собрания и регламента собрания, то есть сколько времени отводится: для основных выступающих по вопросам повестки; для вопросов выступающим; для выступлений в обсуждении (прения); в целом на все собрание (общая продолжительность). Голосование по этим вопросам можно провести без письменной подачи голосов путем подсчета поднятых рук. Решение принимается большинством голосов присутствующих на собрании собственников помещений (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ ). После утверждения повестки дня и регламента собрание переходит к рассмотрению каждого вопроса повестки дня. Голосование в зависимости от важности вопроса и других обстоятельств можно проводить без письменной подачи голосов (путем подсчета поднятых рук) или письменно - путем внесения каждым голосующим своего решения в лист голосования или, если для этого имеется возможность, заполняя бюллетени голосования (см. пример 12). Рассмотрение второго вопроса повестки дня собрания: Отчет управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году. С отчетом об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году выступает _____________________________ - представитель управляющей организации. Время на выступление - _______ минут. При возможности (необходимости) представляется наглядная информация к отчету: 1. __________________________________________ 2. __________________________________________ 2. Вопросы по отчету Всего на вопросы и ответы ____ минут (на каждый вопрос - __ минут, на ответ - __ минут). Дополнительную информацию/разъяснения по отчету, ответы на вопросы могут дать кроме представителя управляющей организации: Член домового комитета; ___________________, ________________________ 3. Выступления по отчету Всего на выступления ___ минут, на каждое выступление до __ минут. Выступающим должна быть предоставлена возможность свободно высказать свое мнение. Председатель собрания наблюдает за соблюдением регламента и чтобы выступление соответствовало обсуждаемому вопросу. При необходимости председатель собрания предлагает выступающему продолжить выступление при обсуждении другого вопроса повестки дня, к которому больше относится содержание выступления. Секретарь вносит в протокол собрания фамилию выступающего и краткое содержание выступления. 4. Принятие решения об утверждении отчета управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году. По итогам обсуждения председателем собрания вносится предложение об утверждении отчета управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году. Счетная комиссия подсчитывает голоса, поданные «за» его утверждение, затем «против» и «воздержался» участниками, имеющими право голосовать на общем собрании. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на общем собрании собственников помещений или их представителей. Результаты голосования объявляются и заносятся в протокол. Рассмотрение третьего и последующих вопросов повестки дня собрания Третий и последующий вопросы повестки общего собрания рассматриваются аналогичным образом. Закрытие общего собрания После рассмотрения всех вопросов, включенных в повестку дня годового общего собрания, председатель собрания объявляет собрание закрытым. Протокол собрания подписывается председателем и секретарем общего собрания. Лист регистрации присутствующих на общем собрании собственников помещений или их представителей подписывается лицом, ответственным за регистрацию, а листы голосования по вопросам повестки дня общего собрания подписываются членами счетной комиссии. Протокол общего собрания, листы регистрации и голосования хранятся в месте или по адресу, которые должны быть определены решением данного собрания (часть 4 статьи 46 ЖК РФ). Если этот вопрос: был решен ранее - на своем первом общем собрании при установлении порядка созыва и проведения общего собрания, то протокол годового общего собрания и результаты голосований передаются в установленное место (по адресу) хранения;; не был решен ранее, то инициаторам собрания следует внести его в повестку дня. О решениях, принятых общим собранием, уведомляются все собственники помещений в данном доме не позднее чем через десять дней со дня принятия этих решений. Это является обязанностью собственника (собственников), по инициативе которого было созвано данное общее собрание. Порядок уведомления собственников помещений о принятых общим собранием решений и итогах голосования должен быть установлен общим собранием (часть 3 статьи 46 ЖК РФ). Например, может быть принято решение о размещении соответствующего сообщения в помещении (помещениях) многоквартирного дома, доступном для всех собственников.Любому собственнику помещения по его требованию должны быть предоставлены: протокол общего собрания для ознакомления; выписки из протокола общего собрания.

Успех собрания зависит от его организации. Необходимо заранее выяснить несколько важных моментов:

К какому виду можно отнести предстоящее мероприятие;

Какова цель собрания;

Какие вопросы нужно обсудить;

Кого необходимо пригласить;

Когда и где проводить собрание.

Виды собраний и совещаний

Собрания и совещания, как и обеды, бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Официальное мероприятие

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально приграшенные люди. Основные составляющие мероприятия:

Повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

Доклады (изложение сути вопросов);

Выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

Поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

Прения (проведение дискуссии);

Составление протокола (письменное изложение событий);

Разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

Неофициальные мероприятия

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно. Те м не менее, к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

Список тем для обсуждения;

Ведущий мероприятия;

Протокол достигнутых соглашений.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

Повестка дня

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

Цели, даты, времени и места проведения собрания;

Списка приглашенных лиц;

Перечня обсуждаемых проблем;

Главной темы;

Разного;

Даты следующего собрания.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.

Кого приглашать на совещание

Назначая совещание, помните о пословице: «Лучше меньше, да лучше». Заседание, на котором присутствуют два-три человека может оказаться намного результативнее, чем то, на котором присутствует 10–12 человек. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.

Если на собрание приглашено много людей, необходимо подумать, обязательно ли их постоянное присутствие или же их участие необходимо в обсуждении отдельных вопросов.

При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:

Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;

Информацию, которую необходимо получить во время совещания;

Информацию, которую необходимо предоставить приглашенным;

Потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.

Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимая решение о составе участников совещания, руководствуйтесь целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками, чтобы решить, имеет ли смысл звать того или иного человека.

Место проведения совещания

Если на совещании будут присутствовать всего два или три человека, то место проведения должно быть неофициальным, т. е. должно способствовать созданию непринужденной обстановки – например, фойе гостиницы, небольшая комната или площадка для игры в гольф. Собрание с участием большого количества людей необходимо обеспечить помещением с комфортными условиями – теплым, светлым, хорошо проветриваемым. Нужно также обеспечить всех приглашенных напитками (чаем, кофе, водой).

Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают.

Присутствующие должны видеть друг друга.

Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.

Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль.

Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках.

Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.

По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать людей единомышленников на одной стороне стола.

Для того чтобы приглашенные без суеты заняли свои места, необходимо сделать план размещения и табличку-идентификатор для каждого места. Имена приглашенных должны быть указаны на табличках с обеих сторон, так как некоторые из участников могут быть не знакомы.

Планирование времени

Проводя заседание, необходимо распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Например:

«вопрос № 1 – 10 мин ;

вопрос № 2 – 15 мин ;

вопрос № 3 – 20 мин ».

Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.

Делаем выводы

Известно, что успех собрания на 80% зависит от его подготовки. Наличие повестки дня – один из важных факторов успешного проведения собрания или совещания.

Результат собрания зависит и от приглашенных лиц. Если на собрании присутствуют компетентные люди – успех обеспечен.

Создание комфортных условий для проведения собрания поможет участникам сконцентрироваться на запланированных вопросах. Необходимо также четко регламентировать время на обсуждение каждого вопроса.

Все эти факторы в целом способствуют эффективному проведению собрания.

Спросите себя

Подумайте о том, как вы готовитесь к проведению собрания, и дайте ответы на следующие вопросы.

^ Знаете ли вы, что официальная встреча должна проходить согласно принятым правилам?

^ Согласны ли вы, что в любом неофициальном мероприятии присутствует компонент официальности?

^ Знаете ли вы, что для успешного проведения собрания необходима повестка дня?

^ Вы согласны с тем, что цель совещания должна быть сформулирована четко?

^ Согласны ли вы, что на заседание следует приглашать только компетентных людей, присутствие которых позволит достичь поставленных целей?

^ Вы согласны с тем, что собрание должно проходить в комфортных и подобающих случаю условиях?

^ Согласны ли вы, что места для присутствующих должны располагаться таким образом, чтобы все люди могли видеть друг друга?

^ Планируете ли вы время для обсуждения каждого вопроса?

Все получится, если…

Пользоваться правилами и нормами проведения официальных мероприятий;

Заранее готовиться даже к неофициальной встрече;

Заранее сообщать повестку дня всем приглашенным лицам;

Пригласить на совещание компетентных людей;

Правильно разместить участников заседания (обязательно наличие табличек-идентификаторов);

Установить время для обсуждения каждого вопроса.