Электронный счет-фактура (ЭСЧФ) - это обязательный для всех плательщиков налога на добавленную стоимость () электронный документ отражающий совершение расчетов по данному налогу между продавцом и покупателем в результате совершения сделки. ЭСЧФ служит также для проведения налогового вычета по НДС и контроля правильности совершения сделок.
Форма электронный счет-фактуры утверждается Министерством по налогам и сборам. Заполнять этот документ необходимо на портале электронных ресурсов МНС в режиме реального времени, либо скачивать с портала форму в виде файла формата XML и загружать обратно после заполнения. Составленный документ удостоверяется электронной подписью плательщика.
Валютой ЭСЧФ является только белорусский рубль. ЭСЧФ не является первичным учетным документом, следовательно, не заменяет счет-фактуру по НДС формы СФ-1.
Правовым основанием для введения ЭСЧФ станут изменения в статью 106-1 главы 12 Налогового кодекса Республики Беларусь (НК РБ) как это указано в Законе Республики Беларусь "О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам предпринимательской деятельности и налогообложения" № 343-З от 30 декабря 2015 года. Заметим, что перемены коснутся не только указанной статьи, но и других законодательных норм и инструкций, для устранения противоречий в системе отчетности и налогообложения.
Говорить результатах нововведения пока рано, если форма ЭСЧФ уже опубликована, то о практике работы программы точно ничего не известно. Потому имеет смысл ограничиться рассмотрением основных теоретических аспектов проекта и некоторых предполагаемых последствий.
Для кого обязательны электронные счета-фактуры?
Они обязательны для всех субъектов, перечисленных во втором, третьем и четвертом абзацах статьи 90 НК РБ, в случаях, когда у них возникает объект обложения налогом на добавленную стоимость согласно статье 92 НК РБ.
Это касается:
- Фактов реализации товаров и услуг, в том числе на ;
- Ввоза товаров в Республику Беларусь;
- Покупки на территории Беларуси активов у резидентов других государств, не состоящих на налоговом учете в РБ;
- Иных случаев, если плательщик НДС не является покупателем или продавцом, но обязан показать суммы НДС по операции.
В первом пункте вышеприведенного списка составление ЭСЧФ становится обязанностью продавца, плательщика НДС. Во втором и третьем - покупателя. В четвертом - счет-фактуру оформляет плательщик НДС в соответствии с требованиями законодательства.
В каких случаях, и в какие сроки оформляются электронные счета-фактуры?
ЭСЧФ оформляется при каждом обороте по реализации активов (товаров, услуг, работ, имущественных прав). Счет-фактура не должна составляться раньше даты фактического совершения сделки или позже 5-го числа месяца следующего за месяцем реализации.
ЭСЧФ составляется при ввозе товаров в Беларусь с территории и из прочих государств. В этих случаях срок подачи счета-фактуры совпадает с датой уплаты (зачета) НДС.
Однако, этот момент не может наступить ранее дня подачи в МНС заявления о ввозе товара (с территории ЕАЭС) или (при ввозе из прочих стран).
Кроме того, этот срок не может быть позднее 20-го числа месяца идущего за месяцем учета импортных товаров - при ввозе из стран ЕАЭС; и 5-го числа следующего месяца после выпуска товаров согласно таможенной процедуре - при ввозе из других государств.
В каких случаях ЭСЧФ не составляется?
Обязанность составления счета-фактуры не возникает если:
- Предмет купли-продажи не считается объектом обложения НДС и не указывается в ;
- Товар (услуга и пр.) реализуется физическому лицу;
- Банк или страховая организация совершает операцию, указанную в подпункте 1.37 или 1.39 пункта 1 статьи 94 НК РБ;
- Товар ввозится на территорию РБ на основании посреднических договоров.
Куда направляется ЭСЧФ?
Электронный счет-фактура направляется продавцом в адрес покупателя и в Министерство по налогам и сборам. Заметим, что второй получатель присутствует всегда, т.к. само оформление происходит на электронном ресурсе МНС. Но в некоторых случаях ЭСЧФ отправляется только налоговым органам. Это происходит если:
- Покупатель товара (услуги и пр.) не является плательщиком в Республике Беларусь;
- Продавцом выступает иностранная организация, не состоящая на учете в МНС РБА;
- При сделке купли-продажи применяется «расчетная» ставка;
- Товар ввозится на территорию Беларуси.
Корректировка электронной счет-фактуры
Необходимость корректировать информацию уже составленных и отправленных счетов-фактур может возникнуть при:
- Внесении в документ неверных сведений в результате ошибки;
- Изменении условий сделки. Например - обнаружения недостатков объекта продажи ведущей к уменьшению его стоимости, несоответствия количества и пр.;
- Возврате покупателем всей партии товара и других подобных случаев аннулирования сделки;
- Возникновении условий для применения налоговых льгот.
Урегулирование такого рода ситуаций предполагается производить путем составления исправленных счетов-фактур или выставлении дополнительных.
Подача исправленного ЭСЧФ означает признание ранее поданного счета недействительным. Выставление дополнительного счета-фактуры будет производиться для корректировки заявленных сумм в большую или меньшую сторону. Таким образом, оформление ЭСЧФ с отрицательной суммой НДС также возможно.
Вопрос исправления уже поданных счетов-фактур надежнее будет уточнять у сотрудников налоговых органов, также информация об этом размещена на сайте МНС РБ.
Предполагаемые трудности и перспективы при использовании ЭСЧФ
Как показал опыт введения электронного документооборота в других областях, пользователи не сразу приспосабливаются к новым условиям. В некоторых случаях это оказывается неудобно из-за отсутствия у организаций технических возможностей. Иногда новые способы не могут в полной мере заменить уже сложившуюся систему. Это приводит, фактически, к необходимости дважды делать одну работу. Кроме того, работа с порталом электронных счетов-фактур требует постоянной и надежной связи, что есть не всегда и не у всех. Стоит напомнить, что некоторые организации, находящиеся в трудном экономическом положении, не имеют ресурсов, в том числе человеческих, для любой реорганизации работы. На многих сельхозпредприятиях учет ведут бухгалтеры пенсионеры на калькуляторах и счетах вообще без всякой компьютеризации. И это, нужно признать, наиболее надежный вариант при периодически повторяющихся отключениях электроэнергии за неуплату и задержках по зарплате.
Также новое положение ставит покупателя в зависимость от правильности работы продавца. Если ответственность составителя ЭСЧФ перед государством четко определена, то для покупателя оказывается значительно сложнее взыскать с продавца возможный ущерб при неправильном определении НДС к зачету.
Не стоит забывать, что изрядное число документов бухгалтерии оформляют или заменяют «задним числом». В большинстве случаев, это происходит не ради незаконной выгоды, но для приведения в порядок системы учета. Теперь проводить такие операции становится затруднительно. Можно предположить, что нововведения осложнят деятельность по «отмыванию денег» и теневого оборота вообще. Однако, у этой части предпринимателей ресурсы для приспособления к ситуации обычно находятся.
Вероятно, главной выгодой от введения электронных счетов-фактур для государства будет возможность в режиме реального времени отслеживать большинство хозяйственных операций.
С 30 ноября 2018 г на сайте esf.gov.kz изменился интерфейс сайта htttps://esf.gov.kz:8443/ . Предлагаем Вашему вниманию обновленную инструкции по регистрации.
ШАГ 1. Подготовка системы.
Установка CryptoSocket
Программное обеспечение «CryptoSocket» предназначено для организации взаимодействия web-браузера со средством криптографической защиты информации.
Для установки CryptoSocket:
- Скачайте установочный файл SetupCryptoSocket.exe:
- с портала КГД МФ РК по пути «Деятельность» — «Информационные системы» — «ИС ЭСФ» (Рисунок 1).
Или с сайта ИС ЭСФ (Рисунок 2).
Рисунок 2. Ссылка на установочный файл SetupCryptoSocket.exe на сайте ИС ЭСФ - Для установки ПО «CryptoSocket» нажмите правой кнопкой мыши на иконке SetupCryptoSocket.exe, выполните «Запуск от имени администратора» (Рисунок 3) и нажмите «Да».
Рисунок 3. Запуск от имени администратора 
Рисунок 4. Мастер установки CryptoSocket Нажмите кнопку «Установить» (Рисунок 5).
Рисунок 5. Кнопка «Установить» - Выполните перезагрузку компьютера (Рисунок 6).
Рисунок 6. Завершение установки ШАГ 2. Регистрация пользователей
Для того чтобы воспользоваться функциями Системы ИС ЭСФ необходимо пройти процедуру регистрации.
Процедура регистрации в зависимости от субъекта выполняется следующими способами:
1.
Регистрация физического лица (далее — ФЛ);
2.
Регистрация индивидуального предпринимателя (далее — ИП);
3.
Регистрация юридического лица (далее — ЮЛ).
Также можно одновременно пройти все виды регистрации.
ШАГ 2.1. Регистрация ФЛ
1. «Регистрация пользователя» «Физическое лицо» и нажать кнопку «Начать регистрацию» (Рисунок 7).
Рисунок 7. Регистрация ФЛ 2. В шаге 1 — «Выбор сертификата » нажмите кнопку «Выбрать сертификат », ИС отобразит окно для выбора сертификата. Далее следует выбрать файл с сертификатом RSA, ввести пин-код и нажать на кнопку «Готово» (Рисунок 8);
Рисунок 8. Выбор сертификата Если Вы выбрали сертификат AUTH , то ИС ЭСФ выдаст ошибку «Необходимо выбрать сертификат для подписи» (Рисунок 9):
Рисунок 9. Ошибка при выборе неверного файла 3. В шаге 2 — «Регистрационные данные » ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. При этом осуществляет проверку наличия действующей регистрации в качестве «Физическое лицо ». В случае наличия ИС ЭСФ выдает сообщение: «Данный ИИН уже зарегистрирован ».
4.
Завершите заполнение формы регистрационными данными физического лица, в том числе введите пароль, который будет использоваться для входа в ИС ЭСФ и нажмите кнопку «Далее
», ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 3;
5.
В Шаге 3 – «Соглашение
» на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. После ознакомления с соглашением, нажмите кнопку «Подписать
», после чего отобразится окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA
. После чего ввести пин-код и нажать кнопку «Готово
», ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;
6.
В шаге 4 «Завершение
» отобразится окно «Завершение регистрации
», оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Физического лица»
.
7.
8.
AUTH
«Готово
»;
9.
В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;
10.
Нажмите кнопку «Войти
»
11.
ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве Физическое лицо.
ШАГ 2.2. Регистрация ИП
1. В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме «Регистрация пользователя » необходимо выбрать категорию регистрации «Индивидуальный предприниматель » и нажать кнопку «Начать регистрацию» ;
Рисунок 10. Выбор категории «Индивидуальный предприниматель» 2. В шаге 1 — «Выбор сертификата» нажмите кнопку «Выбрать сертификат» , ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA , ввести пин-код и нажать кнопку «Готово» ;
3.
В шаге 2 — «Регистрационные данные»
ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее»
4.
В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением»
«Подписать»
, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово»
, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4
;
5. В шаге 4 «Завершение»
отобразится окно «Завершение регистрации»
, оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Индивидуального предпринимателя».
6.
ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
7.
Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH
. Введите пин-код и нажмите кнопку «Готово»
;
8.
В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;
9.
Нажмите кнопку «Войти»
. Авторизация успешно выполнена;
10.
ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ИП.
ШАГ 2.3. Регистрация ЮЛ
1. В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме «Регистрация пользователя» необходимо выбрать категорию регистрации «Юридическое лицо» и нажать кнопку «Начать регистрацию» ;
Рисунок 11. Выбор категории «Юридическое лицо» 2. В шаге 1 — «Выбор сертификата»
нажмите кнопку «Выбрать сертификат»
«Готово»
;
3. В шаге 2 — «Регистрационные данные»
ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Форма заполняется регистрационными данными Юридического лица (БИН) и физического лица – Руководителя ЮЛ.
Рисунок 12. Заполнение данных 4.
Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее»
, после чего осуществится переход в шаг 3;
5. В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением»
на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. Нажмите кнопку «Подписать»
, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат GOST, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово»
, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4
;
6. В шаге 4 «Завершение»
отобразится окно «Завершение регистрации»
, оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Юридического лица».
7.
ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
8.
Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH.
Введите пин-код и нажмите кнопку «Готово»;
9.
В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица – руководителя ЮЛ. Введите пароль, установленный при регистрации;
10.
Нажмите кнопку «Войти»
. Авторизация успешно выполнена;
11.
ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ЮЛ. Рисунок 17. Окно входа в ИС ЭСФ
2. Выполните выбор сертификата AUTH (Рисунок 18), нажмите кнопку «Готово».
Рисунок 18. Выбор сертификата 3 . Введите пин-код и нажмите кнопку Рисунок 20. Ввод пароля
5 . Нажмите кнопку «Войти» . Авторизация успешно выполнена.
В статье использованы материалы с портала электронные счет-фактуры
Дата публикации: 2016-06-10 11:03
I. Что такое -
ЭСЧФ
?
С 1 июля 2016 года
электронные счета-фактуры по НДС (ЭСЧФ) станут обязательным электронным документом
для всех плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС). Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с использованием Портала электронных счетов-фактур (www.vat.gov.by) (Портал), являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
II
. Кто, когда и в какие сроки подает ЭСЧФ?
Выставление (направление) ЭСЧФ с 1 июля 2016 года должны будут осуществлять плательщики по отгруженным (переданным, ввезенным) товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) не позднее 5 числа
месяца, следующего за отчетным, т.е. срок первой подачи ЭСЧФ за июль 2016 года - не позднее 5-го августа 2016 года.
Упрощенно процесс выглядит таким образом:
- Продавец выставляет ЭСЧФ на портал.
- Покупатель на портале в разделе «Входящие» находит выставленный продавцом ЭСЧФ и подписывает его со своей стороны.
Подписание счета-фактуры со стороны покупателя
важно, в первую очередь, для самого покупателя. Покупатель может принять к вычету предъявленную продавцом в ЭСЧФ сумму НДС только после подписания этого ЭСЧФ со своей стороны.
Выставление счета-фактуры со стороны продавца также
важно: налоговая инспекция будет сверять заявленную выручку в налоговой декларации и объем выставленных ЭСЧФ. В случае расхождений ИМНС будет в оперативном режиме требовать разъяснений.
III. Что делать, если контрагент не является плательщиком НДС?
Если продавцом выступает компания, работающая на упрощенной системе налогообложения без уплаты НДС, а покупатель уплачивает НДС
, то выставлять электронный счет-фактуру не требуется, т.к. предмет сделки не содержит НДС в своей стоимости.
Если компания-продавец является плательщиком НДС, а компания-покупатель НДС не уплачивает , то продавец все равно должен отправить электронный счет-фактуру на портал. Будет он подписан покупателем или нет - это выбор покупателя. Электронные счета-фактуры могут просто накапливаться в личном кабинете у покупателя, так как покупателю неплательщику НДС ЭСЧФ не нужны.
При осуществлении внешнеэкономической деятельности электронные счета-фактуры должны заполняться по каждой сделке. При этом они также не будут подписаны второй стороной, так как контрагентам за пределами Беларуси этот документ не требуется.
При розничной реализации товаров и услуг продавец подает один ЭСЧФ по выручке за месяц. Однако есть случаи, когда розничная покупка осуществляется в пользу организации, которая рассчитывает получить вычет по НДС на основании данного розничного чека. Тогда в момент совершения продажи покупатель обязан известить продавца об этом и сообщить реквизиты организации, от лица которой планируется производить данный вычет. В таких случаях продавец подает ЭСЧФ на каждую реализацию и отдельную ЭСЧФ по остальной выручке за месяц. К подобным ситуациям лучше заранее подготовиться и покупателям, и продавцам.
I
V. Каковы варианты подачи ЭСЧФ? И что для этого необходимо сделать?
Авторизация каждого плательщика (пользователя) на Портале будет происходить по личному ключу (сертификату открытого ключа электронной цифровой подписи), выдаваемому удостоверяющими центрами:
- РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям Республики Беларусь и г. Минску;
- Государственной системой управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг».
Справочно: для плательщиков, подключенных к системе электронного декларирования МНС, представляющих в налоговые органы отчетность (декларации, расчеты) в виде электронных документов с использованием ключа ЭЦП, полученного в указанных удостоверяющих центрах, получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не требуется.
Создаваемая система допускает возможность создания ЭСЧФ в организации несколькими пользователями. При этом для каждого дополнительного пользователя плательщику необходимо будет приобрести ключ ЭЦП (возможны варианты с разными типами доступа), так как авторизация каждого пользователя на Портале происходит по личному ключу.
При работе с ЭСЧФ плательщику будет предоставлена возможность их создания одним из следующих способов:
- заполнение ЭСЧФ непосредственно на Портале (www.vat.gov.by);
- загрузка на Портал ЭСЧФ в формате xml-файла, подготовленного в учетной (бухгалтерской) системе субъекта хозяйствования;
- осуществление автоматической подачи на Портал ЭСЧФ, подписанного ЭЦП, непосредственно из учетной (бухгалтерской) системы.
Для работы с Порталом требуется рабочее место пользователя - компьютер со следующей минимальной конфигурацией:
- процессор не ниже Intel Pentium 2 Ггц,
- оперативная память не менее 2 Гб,
- свободное место на жестком диске не менее 720 Mбайт,
- сетевая карта Ethernet 100.
К слову, аналогичные требования к компьютеру предоставляет система Электронного декларирования МНС. Если на Вашем компьютере запускается Электронное декларирование, с Порталом вопросов возникать не должно.
На компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение:
- операционная система Microsoft Windows 7 Service Pack 1 и интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 9 и выше (однако, по неофициальным данным, к 1 июля 2016 года планируется реализовать поддержку Windows XP и Microsoft Internet Explorer 8);
- программные средства криптографической защиты информации «Авест» (программный комплекс "Комплект Абонента АВЕСТ": криптопровайдер AvCSP, персональный менеджер сертификатов «Авест» AvPCM).
Скорость интернет-соединения со стороны пользователя должна быть не менее 512 кбит/с.
V. Какие основные проблемы могут возникнуть в работе с ЭСЧФ?
При предварительном тестировании системы у пользователей возникают вопросы, связанные, прежде всего, с:
- подготовкой рабочего места (ПК) к работе с Порталом в соответствии с техническими требованиями - система может не работать, если компьютер не подготовлен должным образом для работы с Порталом;
- корректностью формирования файла из учетной (бухгалтерской) программы, его загрузкой и передачей данных на Портал - необходимо убедиться, что разработчики учетной (бухгалтерской) программы серьезно протестировали необходимые изменения в вашей базе;
- установкой ПО для работы на Портале - при установке ПО могут возникнуть проблемы с другими программами, использующими комплекс ЭЦП «Авест»: системы клиент-банк, Электронное декларирование МНС, портал ФСЗН;
- стабильностью работы Портала - напрямую зависит от стабильности работы интернета и самого Портала;
- регистрацией и авторизацией на Портале - как следствие некорректно настроенной системы;
- корректным отображением данных на Портале - в случае, если браузер не соответствует минимальным требованиям.
В этой связи важно заранее продумать данный вопрос и подготовиться к данному нововведению, как со стороны установки/регистрации, так и корректной работы, сопровождения системы.
Поэтому основные вопросы, которые необходимо будет контролировать
бухгалтеру по данной теме после 1 июля 2016 года, следующие:
- правильность выписки счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг);
- подпись выписанных счетов-фактур продавцами товаров (работ, услуг);
- получение и подпись счетов-фактур покупателями по приобретенным товарам (работам, услугам);
- сверка электронных счетов-фактур по НДС с бумажными первичными бухгалтерскими документами.
Можно ли компаниям выставлять электронные счета-фактуры? Какие нюансы при этом стоит учитывать, какого порядка придерживаться? Рассмотрим порядок, что установлен нормативной документацией налоговых структур в 2019 году.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Большое количество предприятий по привычке ведут учет документации на бумаге, что становится причиной замедления процесса обмена справками, увеличения затрат на доставку документации, покупку материала.
Решить такие проблемы можно, перейдя на электронный документооборот. Разберемся в особенностях выставления электронного счета-фактуры.
Что нужно знать?
Для чего нужен такой документ, как счет-фактура и когда должен выставляться – это тот вопрос, который должен быть рассмотрен в первую очередь.
Укажем, какие методы формирования документов могут использоваться, а также какими законодательными актами Российской Федерации руководствоваться при желании обмениваться электронными бланками с контрагентами.
Понятия
Основной метод формирования документа
Допускается 2 способа формирования бланка счета-фактуры:
По авансовым платежам метод будет определен в зависимости от условий:
Используют ручной ввод данных и ввод на основании полученных счетов-фактур на перечисление сумм.
Законные основания
Правила подготовки электронного счета-фактуры описаны в Приказе Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 года № 50 н.
Электронный документооборот счетами-фактурами
Электронный счет является юридически значимым документом. Документ, составленный в электронном формате, должен готовиться в 1 экземпляре.
Электронный счет-фактура выглядит так же, как и обычный. Но в первом случае не возникает обязательства сохранять бланки в бумажном виде, о чем говорится в .
Но есть главное отличие – такой бланк может передаваться только через операторов связи электронного документооборота.
Какие еще нюансы организациям, которые уплачивают налог на добавленную стоимость, стоит знать при формировании электронного счета-фактуры в 2019 году.
Кто может формировать электронно?
Счета-фактуры необходимы тем лицам, которые являются плательщиками или совершают операции, что облагаются таким видом налога.
Для выставления электронного счета плательщики должны получить согласие контрагента. Такие счета-фактуры имеет право представлять:
- организация, что реализует продукцию;
- налоговый агент, что есть в перечне .
- комиссионер, агент, что действует в соответствии с интересами принципалов, если продажа или покупка товара осуществляется от себя.
Общие требования
Для признания счета-фактуры в электронном виде юридически значимым стоит соблюсти некоторые правила.
Бланки, подтверждение операторов ЭДО, извещение покупателя о том, что документ получен, должны сохраняться, не нарушая хронологии передачи или получения в конкретном периоде.
Счета-фактуры также хранятся сторонами сделки в течение 4 лет ().
Чтобы составлять электронные счета (о чем говорилось выше), стоит получить согласие второй стороны совершаемой операции по продаже или покупке товара, .
Также должны соответствовать технические возможности компаний. Разберемся, является обмен правом или обязанностью.
Если контрагент не даст согласия, это не будет рассмотрено как уклонение от составления договоров. Ведь обмениваться электронными документами фирмы могут на добровольной основе.
Обмен возможен при использовании сертифицированных средств криптографического типа защиты сведений, которые должны совмещаться со средствами, что применяются в налоговой инспекции .
Допускается выставление и получение бланков в зашифрованной и незашифрованной форме (п. 1.7 Порядка составления электронного счета).
Проводить документооборот можно отдельно по каждому бланку. Ставят ту дату выставления счета, когда он передан операторам от продавцов. Вписывается число оператором.
- продавец получил подтверждение от операторов;
- поступило извещение о получении документа от фирмы, что приобретает товар
Дата получения бланка – день, когда оператор направил счет покупателям (должно также поступить извещение и подтверждение операторов).
Обязанности продавцов при подготовке электронного счета (последовательность):
- необходимо сформировать бланк и проверить электронную подпись (действительна ли она);
- ставится электронная подпись;
- документ зашифровывается;
- бланк направляется покупателю по электронной почте с помощью операторов;
- подписанный счет сохраняется.
Когда будет получено подтверждение, продавец должен действовать так:
- проверяет, подлинна ли подпись оператора;
- готовит извещение о получении подтверждений;
- ставит на извещении электронную подпись и отправляет его операторам;
- сохраняет документ, что получен от оператора.
Приведем порядок действий покупателей не позже следующего дня после поступления документа:
- осуществляется проверка подлинности подписи компании-продавца;
- формируется извещение о том, что счет получен;
- ставится на извещении электронная подпись;
- документ направляется с помощью оператора продавцам;
- сохраняется счет-фактура и извещение о том, что счет поступил.
При необходимости внести правки в счет-фактуру организация, покупающая товар, должна представить продавцу уведомление о необходимости уточнить сведения в документе.
Действия будут такими:
- создается уведомление;
- подписывается;
- зашифровывается;
- направляется контрагенту;
- сохраняется.
После устранения ошибок, продавец направляет бланк счета-фактуры не позже следующего дня. Иногда возникают сложности:
| Если фирма, реализующая продукцию, своевременно не получила подтверждение | Об этом стоит уведомить оператора телекоммуникационного канала связи. Это же касается и тех случаев, когда не поступило извещение о получении покупателем |
| Если не получено счет-фактуру, покупатель информирует об этом компанию | Что продает товар. При наличии у продавца подтверждения отправки стоит решать вопрос с оператором |
| Если бланк так и не дошел до адресата, тогда нужно будет выставить счет-фактуру на бумаге | Те бланки, что были выставлены или получены, бухгалтером регистрируются в и Книгах покупок, продаж. Такие документы могут составляться в бумажном или электронном формате |
Как осуществить переход?
Стоит выполнить такие действия:
| Нужно договориться со второй стороной сделки об обмене счетами-фактурами в электронном виде | Четкой формы такого соглашения не существует |
| Далее организации должны получить сертификаты ключей цифровой подписи | Если у вас он уже имеется, новый не понадобится. Получить сертификат можно в удостоверяющих центрах, предъявив удостоверение личности и Приказ или доверенность на проставление подписей |
| Следует подать операторам связи заполненный бланк заявления об участии в ЭДО | Фирма должна быть в перечне доверенных операторов ЭДО (согласно ).В заявлении отражаются такие сведения:
|
| Нужно прописать в | Правила электронного документооборота (относительно счетов-фактур) |
| Затем стоит учесть затраты (можно при расчетах сумм ) | Что возникают при передаче виртуального счета |
Учтите, что с 1 января 2019 года вступило в силу положение об обязательном принятии от налогового органа по телекоммуникационному каналу связи электронное требование на подачу документации.
Его получение стоит подтверждать, подписывая электронным видом подписи извещение, а затем направлять такое извещение по тем же каналам через операторов. То есть, в текущем году компаний должны будут переходить на ЭДО.
Возникающие нюансы
Несмотря на тот факт, что при выставлении счета-фактуры в электронной форме стоит придерживаться особых правил, формирование осуществляется аналогично обычным бланкам.
Но как быть с отражением электронного документа в Журнале учета и Книгах покупок и продаж? Как работать в 1С? В чем суть электронной подписи?
Особенности работы с 1С
В программах 1С:
- можно формировать, ставить подписи и отправлять, нажав необходимую кнопку;
- можно пользоваться любым сертификатом ЭЦП, что признается федеральной налоговой службой;
- допускается осуществлять обмен документами;
- формировать в автоматическом режиме бланки.
Чтобы подключиться к обмену ЭДО с использованием «1С-Такском», стоит выполнить определенные действия:
- Нужно проверить, обновлялась ли программа до той версии, когда возможен обмен электронными документами.
- Далее подается заявка на подключение.
- После того, как заявка будет обработана, в личном кабинете появится Идентификатор участников обмена ЭДО.
- Затем стоит настроить программу.
Остановимся на последнем пункте. Необходимо установить флажки, чтобы можно было использовать только электронный обмен. Появится возможность выбрать команду «Сформировать», «Подписать», «Отправить».
Затем настраивается криптография и осуществляется настройка сертификата электронной подписи, прописывают техническую характеристику программного обеспечения.
Чтобы можно было подписать бланк, нажав одну кнопку, стоит перенести сертификаты электронных подписей в саму программу. Нужно также прописать контрагентов, с которыми вы будете обмениваться счетами-фактурами.
Ведение электронного журнала учета
Регистрация счетов-фактур осуществляется в Журнале учета:
Правила, используемые при этом, едины для обычных документов и электронных. Плательщики имеют право вести учет и сохранять счета в Журнале и и электронного типа.
Раньше нужно было продавцам и покупателям такой документ распечатать по истечению налогового периода. Теперь такое обязательство отсутствует.
В электронном Журнале и Книгах ставится электронная подпись при представлении в налоговую инспекцию. Важный нюанс при регистрации бланков в журнале – есть ли извещение о получении.
Если таковое не имеется, то отражать данные счета-фактуры в отчетности не допускается.
В том случае, когда фирма, что реализует товар, не получила счет-фактуру электронного типа, в 1 и 2 части Журнала учета будут регистрироваться исключительно те бланки, что представлены на бумаге.
Такой документ будет составлен на основании электронного экземпляра (из него переносятся данные).
Как быть с подписью в СФ?
Чтобы плательщик могут предъявить к , электронные бланки должны содержать квалифицированную электронную подпись фирмы, что выступает продавцом.
Налоговая не принимает электронные документы, и соответственно, откажет в возмещении НДС, если подпись не будет проставлена в соответствии с установленными правилами.
